Оформлення договору позички бортового причепу: бухгалтерські проводки і податки

Частково так, оформити позичку причепа директору з компанією можливо, але потрібно правильно скласти договір, документи на використання та врахувати ризики з ПДФО/ПДВ і форми №20‑ОПП.

Обґрунтування

1. Як оформити договір позички причепа
Договір позички між юрособою та фізособою обов’язково укладається в письмовій формі, а нотаріальне посвідчення потрібне тільки для транспортних засобів, які не є наземними самохідними, однак податкова часто вимагає посвідчення для будь‑якого ТЗ, якщо однією стороною є фізособа, посилаючись на ст. 828 Цивільного кодексу України.
Щоб мінімізувати спори, безпечніше або посвідчити договір у нотаріуса, або бути готовими відстоювати позицію, що бортовий причеп є наземним самохідним ТЗ, і нотаріат не обов’язковий.

Рекомендується оформити:

• письмовий договір позички з описом причепа, строку, безоплатності, права/обов’язків сторін, ремонту;
• наказ по підприємству про прийняття причепа в користування й закріплення за конкретним водієм/підрозділом;
• затверджені норми витрат ПММ (якщо причеп використовується з авто підприємства);
• подорожні листи на всі поїздки для підтвердження господарського використання (вимога до реквізитів первинних документів випливає зі ст. 9 Закону №996‑XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність»).

2. Чи потрібно подавати форму №20‑ОПП
Позичка для податківців прирівнюється до оренди, тому інформацію про причеп слід подати у формі №20‑ОПП як орендований рухомий об’єкт.
З огляду на підхід ДПС до орендованих транспортних засобів (категорія 116.11 ЗІР та п. 8.4 Порядку №1588), у формі №20‑ОПП в розділі 3:

• код ознаки надання інформації – «1» (первинне подання);
• тип об’єкта – «автомобіль/причеп» відповідно до довідника типів;
• у гр. 14 – код «8» (орендується), оскільки окремого коду для позички немає;
• у гр. 15 – код «7» (довгострокове користування), якщо строк більше року, або «8» – якщо менше року;
• адреса місцезнаходження – адреса підприємства, де фактично використовується причеп (як для орендованих авто, див. консультації ДПС у категорії 116.11 ЗІР).

3. Бухгалтерський облік причепа та витрат
За договором позички право власності не переходить до підприємства, тож причеп не зараховується на баланс, а відображається позабалансово як отриманий у користування.
Типові записи:

Витрати на ПММ, ремонт, шини можна включати до витрат підприємства за умови документального підтвердження та використання причепа в госпдіяльності.

4. Податкові наслідки: податок на прибуток, ПДФО, військовий збір, ПДВ

• Для податку на прибуток платник із різницями відображає операції за правилами бухобліку, окремих коригувань для позички немає (як і для безоплатного користування автонавантажувачем у аналогічних консультаціях), орієнтиром є критерії визнання доходу за п. 5 НП(С)БО 15.
• Якщо контролюючі органи визнають договір чинним, вартість ПММ та ремонту пов’язана з госпдіяльністю, додаткового блага у директора не виникає й ПДФО/військовий збір з цих сум не нараховуються.
• Якщо ж податківці визнають договір нікчемним через відсутність нотаріального посвідчення, є ризики:
  • вартість пального розцінити як додаткове благо директора з оподаткуванням ПДФО 18% із застосуванням натурального коефіцієнта та військовим збором 5%;
  • нарахування компенсуючих ПЗ з ПДВ за п. 198.5 ПКУ, якщо ПДВ по пальному/ремонту було включено до податкового кредиту, а використання визнають «негосподарським».

Рекомендація:
Щоб мінімізувати спори й ризики донарахувань, доцільно або нотаріально посвідчити договір позички причепа, або, як мінімум, максимально деталізувати його умови, коректно подати форму №20‑ОПП та забезпечити повний пакет первинних документів на ПММ і ремонт.

У такій конструкції позичка причепа директором підприємству може безпечно використовуватися з відображенням витрат на ПММ і обслуговування в бухгалтерському й податковому обліку.