Чи потрібно друкувати договір на купівлю при самовивозі

Не зовсім: друкувати сам договір до кожної видаткової накладної не обов’язково, але потрібно забезпечити, щоб у вас були належні документи, які підтверджують факт продажу й передачі товару конкретній фізособі.

Обґрунтування

1. Договір може бути не окремим паперовим документом для кожної операції
Договір купівлі-продажу може існувати в усній або спрощеній письмовій формі, зокрема через рахунок, оплату та видаткову накладну, якщо спеціальний закон не вимагає окремого письмового договору для такої операції. Цивільне законодавство дозволяє укладати договори в будь-якій формі, якщо інше прямо не встановлено законом, а письмова форма може підтверджуватися сукупністю документів (рахунок, накладна, листування тощо), без єдиного підписаного паперового договору. Видаткова накладна при цьому виконує функцію первинного документа, що фіксує факт передачі товару, за правилами ст. 9 Закону України №996-XIV.

2. Видаткова накладна + дані договору в CRM як підтвердження операції
Видаткова накладна є первинним документом і повинна містити обов’язкові реквізити: назву документа, дату, найменування суб’єкта господарювання, зміст і обсяг операції, одиницю виміру, посади та підписи відповідальних осіб, відповідно до ст. 9 Закону №996-XIV. Якщо в CRM-системі зберігається договір із фізособою (електронний договір або картка замовлення з умовами поставки), а на руках у вас є підписана видаткова накладна, то в сукупності це формує належну доказову базу факту продажу й узгоджених умов. Друк тексту договору до кожної видаткової не є обов’язковою вимогою законодавства.

3. Електронні договори й документи мають таку саму юридичну силу
Електронний документ, створений і підписаний з дотриманням законодавства про електронні документи, має таку саму юридичну силу, як і паперовий, а оригіналом вважається електронний примірник з усіма обов’язковими реквізитами та електронним підписом. Це випливає із Закону №851-IV, який встановлює рівність електронної та паперової форми документа, а також із норм ст. 9 Закону про бухоблік, яка дозволяє застосовувати в обліку первинні документи, складені в електронній формі, за умови дотримання законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

4. Що варто забезпечити на практиці при самовивозі
Для мінімізації ризиків варто, щоб:

• у договорі/оферті (яка зберігається в CRM) були чітко визначені умови продажу, самовивозу, оплати;
• у видатковій накладній можна було ідентифікувати покупця-фізособу, номенклатуру, кількість та дату передачі;
• у внутрішніх документах (облікова політика, порядок документообігу) був описаний порядок використання електронних договорів і зв’язку їх з видатковими.
  Усе це не вимагає обов’язкового роздруку кожного договору, але підвищує доказову силу документів при можливих спорах чи перевірках.

Фізичний друк договору до кожної видаткової накладної для підтвердження операції не є обов’язковим, якщо у вас є належно оформлена видаткова накладна і збережений договір у CRM з можливістю його відтворення та ідентифікації.