Військовий облік: чи можна заповнити дані за працівника

Не зовсім, заповнювати за працівника всі реквізити небажано, допустимо лише частково, але обов’язково забезпечити його особистий підпис і можливість перевірити та підтвердити внесені дані.

Обґрунтування

1. Вимога закону — лише щодо факту ознайомлення під підпис Відповідно до п. 34 Порядку №1487 роботодавець зобов’язаний довести до призовників, військовозобов’язаних та резервістів Правила військового обліку під особистий підпис під час прийняття на роботу. Норма вимагає саме особистий підпис працівника про ознайомлення, але не встановлює, хто саме повинен вписувати ПІБ, дату народження чи реквізити ВОД у аркуші доведення.

2. Як можна організувати заповнення аркуша без порушення Форма аркуша доведення законодавчо не затверджена, тому роботодавець встановлює її самостійно, але з дотриманням вимоги про особистий підпис. Можливі варіанти:

• кадровик попередньо вносить друкованим текстом ПІБ, дату народження, реквізити ВОД, дату прийняття, а працівник:
  • перевіряє правильність даних;
  • власноруч ставить підпис і дату ознайомлення;
• або працівник самостійно вписує свої дані та підпис.
  Ключове: працівник має особисто підписати аркуш, а перед підписом мати можливість перевірити правильність усіх своїх персональних даних.

3. Що небажано робити, щоб не було спорів і претензій Якщо всі дані (ПІБ, ВОД, дати) заповнює кадровик, а працівник лише «автоматично» підписує, зростають ризики:

• працівник може заперечувати, що погоджувався саме з такими даними;
• при перевірці ТЦК або спорі буде складніше довести коректність оформлення.
  Тому доцільно: або дати працівнику заповнити ключові реквізити самому, або принаймні фіксувати, що він підтверджує правильність внесених за нього даних (через підпис біля відповідного запису).

Роботодавцю важливо забезпечити особистий, усвідомлений підпис працівника під актуальною інформацією про нього, навіть якщо текст реквізитів попередньо вніс кадровик.