Як правильно списувати моторну олію в бухгалтерському обліку

Частково так, нормальним є мінімальний «чад» моторної оливи, але для бухобліку його треба або нормувати і підтверджувати документально, або визнавати понаднормовими витратами й окремо оформлювати.

Обґрунтування

1. Як списувати моторну оливу для генератора
Моторна олива для генератора є запасом і обліковується на субрахунку 203 «Паливо» разом з іншими ПММ, а її списання здійснюють за напрямами використання у складі витрат діяльності згідно з Інструкцією №291.
Основні варіанти обліку витрат оливи:

• заповнення картера при першому введенні в експлуатацію та кожній плановій заміні через 100 годин роботи — це «регламентна» витрата, яку доцільно повністю включати до витрат за нормою (1,1 л на кожні 100 мотогодин);
• додоливання оливи між замінами (фактичний «чад») — або включається до встановленої норми (якщо норму на чад затвердити внутрішньо), або вважається понаднормовою витратою і обліковується окремо.

2. Як встановити норми витрат оливи (у тому числі «на чад»)
Держава не встановила єдиних норм витрат для генераторів, тож підприємство визначає їх самостійно, аналогічно нормуванню пального, про що прямо сказано для генераторів у профільних матеріалах щодо норм ПММ.
З практичного боку для оливи можна:

• взяти орієнтир із технічної документації виробника, якщо є будь‑які згадки про орієнтовну витрату оливи;
• якщо таких даних немає — провести натурні випробування (хронометраж):
  • вибрати кілька періодів роботи генератора (наприклад, 3–5 інтервалів по 100 мотогодин);
  • на початку кожного інтервалу замінити оливу, зафіксувати залитий обсяг (1,1 л);
  • протягом інтервалу фіксувати кожне доливання й загальну кількість мотогодин;
  • в кінці інтервалу зафіксувати загальний обсяг долитої оливи.
    За підсумком декількох інтервалів визначають середню витрату оливи на чад, наприклад, «до 0,1 л на 100 мотогодин», та затверджують її наказом керівника разом з нормою «на заміну» (1,1 л / 100 годин).

3. Документальне оформлення норм та замірів
Щоб витрати оливи були обґрунтованими, потрібні внутрішні документи, які відповідають вимогам до первинних документів з ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.1999 №996‑XIV: назва документа, дата, місце складання, зміст операції, одиниця виміру, підписи відповідальних осіб тощо.
Рекомендований пакет:

• наказ про експлуатацію генератора і порядок обліку ПММ, де зазначити: відповідальних осіб, ведення журналу роботи генератора, обов’язок фіксувати заміну й доливання оливи;
• акт(и) натурних випробувань витрат оливи, в яких комісія фіксує мотогодини, доливання, розрахунок середньої витрати;
• наказ про затвердження норм витрат моторної оливи до генератора (норма на заміну 1,1 л / 100 год, плюс норма «на чад», наприклад, до 0,1 л / 100 мотогодин).

4. Первинні документи для поточного списання оливи
Після затвердження норм списання оливи здійснюють за фактичними мотогодинами, підтвердженими журналом обліку роботи генератора та документами на заправлення/заміни. Основні первинні документи:

• журнал обліку роботи генератора, де фіксують:
  • дату, час увімкнення/вимкнення;
  • кількість відпрацьованих мотогодин за зміну;
  • особу, яка запускає/зупиняє;
  • відмітки про планові заміни оливи й доливання (дата, обсяг, відповідальна особа);
• накладна‑вимога (або інший внутрішній документ) на відпуск оливи зі складу в експлуатацію;
• акт на заміну оливи (може бути окремим або записом у журналі), де фіксують обсяг злитої та залитої оливи, показник мотогодин;
• щомісячний акт списання ПММ для генератора, в якому на підставі журналу та затверджених норм розраховують:
  • загальні мотогодини за місяць;
  • нормативний обсяг оливи на заміни та «на чад»;
  • фактично відпущений обсяг;
  • понаднормові витрати (якщо є), з поясненнями.

5. Бухгалтерські проведення списання моторної оливи
Облік оливи здійснюють як для інших ПММ, аналогічно порядку, викладеному для палива:

• при придбанні оливи: Дт 203 «Паливо» – Кт 631 (або інший рахунок розрахунків);
• при списанні оливи на роботу генератора за нормою:
  • Дт 23, 91, 92, 93, 949 – Кт 203, залежно від призначення генератора:
    • Дт 23 – якщо забезпечує виробництво;
    • Дт 91 – загальновиробничі потреби;
    • Дт 92 – адміністративні приміщення;
    • Дт 93 – торгові площі/склади;
    • Дт 949 – інші операційні потреби.
• якщо фактична витрата оливи перевищує затверджені норми без обґрунтованих причин, таку перевитрату доцільно віднести на субрахунок 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» або 949 «Інші витрати операційної діяльності» з окремим відображенням у акті списання.

Рекомендація: спочатку проведіть короткі натурні випробування, затвердіть внутрішні норми оливи (на заміну і «на чад») наказом керівника, а потім щомісяця списуйте оливу за актом на підставі журналу роботи генератора і цих норм, розділяючи нормові й понаднормові витрати.