Чи можна знищити первинні документи без погодження архіву

Так, первинні документи та бухгалтерські регістри за періоди до 2016 року можна знищити (за винятком кадрових і зарплатних документів, для яких установлені значно триваліші строки зберігання), навіть якщо документальна перевірка ДПС не проводилася. Проте самостійно спалити такі документи без дотримання встановленої процедури не можна — необхідне погодження з відповідною державною архівною установою.

Відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text (пп. 44.3.2) первинні документи, регістри бухгалтерського обліку та фінансова звітність юридичних осіб повинні зберігатися не менше 1825 днів (5 років).

Перебіг строків давності був зупинений на період карантину та воєнного стану (з 18.03.2020 по 31.07.2023 — 1231 день). З урахуванням такого зупинення строк давності, визначений ст. 102 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, для документів за періоди до 2016 року вже сплив.

Згідно з Переліком типових документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України № 578/5 від 12.04.2012, зі змінами, внесеними наказом Мін'юсту від 04.01.2024 № 40/5, документи, строк зберігання яких закінчився і щодо яких сплив строк давності для проведення податкової перевірки, підлягають знищенню незалежно від того, чи проводилася документальна перевірка ДПС.

При цьому не підлягають знищенню документи з кадрових питань та оплати праці. Особові рахунки працівників, а за їх відсутності — розрахунково-платіжні відомості з нарахування заробітної плати, повинні зберігатися 75 років відповідно до Переліку типових документів. Також не можна знищувати документи, що стосуються незавершених судових справ, кримінальних проваджень або відшкодування збитків, пов'язаних зі збройною агресією.

Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/go/z0736-15, та Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України № 1004 від 08.08.2007, знищення документів без проведення експертизи їх цінності та без погодження з відповідною державною архівною установою не допускається.

Для цього керівник підприємства видає наказ про створення постійно діючої експертної комісії. Комісія проводить експертизу цінності документів, відбирає документи, строки зберігання яких закінчилися, та складає Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (за формою додатка 15 до Правил № 1000/5). Одночасно оформлюються описи справ тривалого зберігання з кадрових питань.

Акт про вилучення документів для знищення разом з описами справ з кадрових питань подається на погодження до експертно-перевірної комісії державного архіву або експертної комісії архівного відділу відповідної міської чи районної ради, до зони комплектування якої належить підприємство. Лише після такого погодження акт затверджується керівником підприємства, після чого документи можуть бути передані на утилізацію або, якщо їх обсяг незначний, знищені шляхом спалювання з обов'язковим оформленням відповідного акта.

Раді допомогти, звертайтесь ще!