Ризики відсутності оригіналу Довідки при валютних операціях імпортера

Частково так: оригінал довідки не є обов’язковим документом для визнання витрат і митної вартості, але його відсутність формально підвищує ризик додаткових запитань при перевірці, хоча сама по собі навряд чи призведе до донарахувань, якщо інші документи в порядку.

Обґрунтування

1. Значення довідки для митних органів, а не для податкових Довідка про вартість перевезення потрібна насамперед митниці для розрахунку митної вартості та розподілу вартості перевезення «до кордону / після кордону». Це випливає з того, що контроль митної вартості та фактурної вартості товарів, у тому числі транспортних складових, здійснюється митним органом за процедурою митного контролю і митного оформлення, зокрема під час огляду та перевірки вартості (Митний кодекс України, наказ Мінфіну про митні формальності № z1360-12 та наказ № z0046-23). Для вас як замовника послуг ключові документи для витрат це договір, рахунок, акт, транспортні документи та митна декларація, де вже відображено вартість перевезення, у тому числі включену до митної вартості.

2. Вимоги до документів для митного оформлення та їх форма Для митного оформлення декларант подає митну декларацію, рахунок чи інший документ, що визначає вартість товару, а також за потреби додаткові документи та відомості, які митниця може витребувати, у тому числі у вигляді сканованих копій з кваліфікованим електронним підписом (ст. 264 Митного кодексу України, наказ Мінфіну № z1360-12). Порядок митних формальностей прямо допускає подання та обіг сканованих копій документів через електронні системи, а митниця фіксує і використовує ці відомості при перевірці вартості та нарахуванні платежів. Якщо митна декларація прийнята, містить усі відомості і документи, а митниця не поставила під сумнів вартість перевезення, то для податкових органів митна вартість товару, включно з транспортною складовою, вважається підтвердженою саме митними документами.

3. Ризики при податковій перевірці без оригіналу довідки Податковий кодекс не встановлює обов’язку мати виключно оригінали всіх супровідних документів для визнання витрат, допускаючи використання копій, якщо вони дозволяють встановити реальність операцій, а сам факт здійснення операції та її зв’язок з господарською діяльністю підтверджений іншим пакетом документів (Податковий кодекс). У вашій ситуації є договір, рахунок, акт, заявка, транспортні документи і митна декларація з відображеною вартістю перевезення, а також скан довідки. У разі перевірки податківці можуть:

• запросити цю довідку додатково як пояснюючий документ розподілу вартості до / після кордону;
• використати копію (скан) як достатнє підтвердження разом з іншими документами, оскільки вирішальним є не форма «оригінал/копія», а можливість встановити реальність витрат і їх розмір.
  Суттєвий ризик донарахувань за відсутності саме «оригіналу» мінімальний, якщо:
• транспортні послуги реально надані;
• акти та рахунки узгоджені з оплатою;
• митна вартість прийнята митницею без коригування.

4. Практичні наслідки і як убезпечитися Основний практичний наслідок відсутності оригіналу довідки це потенційні додаткові запити та пояснення під час податкової чи митно-податкової перевірки. Щоб зменшити ризики:

• забезпечте наявність у себе копії (скану) довідки у належній якості разом з іншими документами на перевезення;
• у разі потреби отримайте копію довідки з електронних матеріалів митного оформлення (через доступ до документів, прикладених до конкретної митної декларації, відповідно до порядку митних формальностей, затвердженого наказом Мінфіну № z1360-12);
• у внутрішніх поясненнях та, за потреби, у відповіді на запит контролюючого органу зафіксуйте, що довідка створена для митних цілей, а сума перевезення підтверджується актом, рахунком, CMR/накладною та митною декларацією.

Ризики та нюанси:
Найбільший ризик не у відсутності оригіналу довідки як такої, а в можливих сумнівах податкової щодо реальності або розміру транспортних витрат; цей ризик істотно знижується, якщо митна вартість не коригувалася митницею, а витрати підтверджені договором, актами, рахунками та митною декларацією.

Наявність скану довідки разом з повним пакетом первинних документів і митною декларацією зазвичай є достатньою для податкового обліку, тому відсутність її «паперового» оригіналу сама по собі не має призвести до істотних бухгалтерських або податкових наслідків.