Правильне відображення відпускних у звіті за липень та серпень

Нарахувати відпускні ви можете або в липні (разом із виплатою), або в серпні (місяць відпустки) — це слід зафіксувати в обліковій політиці, а в Об’єднаному розрахунку показуєте відпускні в тому місяці, коли вони фактично нараховані в бухобліку, із кодом типу нарахувань «10» і місяцем «08.2026» у графі 10.

Обґрунтування

1. Строк виплати відпускних і зв’язок з нарахуванням Відпускні можна виплачувати не пізніше початку відпустки, а конкретний день (за день, два, три тощо до відпустки) роботодавець визначає у колективному чи трудовому договорі за нормами ст. 21 Закону про відпустки та ст. 115 КЗпП у чинній редакції, зміненій Законом №2352-IX. При цьому дата виплати не зобов’язує вас нараховувати відпускні саме в цьому ж місяці, допускаються два варіанти обліку.

2. Два варіанти нарахування відпускних На практиці застосовують два підходи:

   • нарахувати всю суму відпускних у липні (разом із виплатою 31.07);
   • нарахувати відпускні у серпні «місяць у місяць», а виплатити їх наперед 31.07, відображаючи тимчасову дебіторську заборгованість працівника.
     У будь-якому випадку відпускні відносяться до серпня як до місяця, за дні якого вони нараховані, і саме місяць нарахування в бухобліку є визначальним для Об’єднаної звітності.

3. Відображення в Додатку 1 Об’єднаного розрахунку Відпускні відображають у місяці їх нарахування, окремо від зарплати, з кодом типу нарахувань «10» і зазначенням серпня як місяця, за який вони нараховані, що відповідає п. 1 розд. IV Порядку №4. Схеми будуть такими:

   • якщо нарахували в липні:
     • у Д1 за липень:
     – один рядок із зарплатою липня;
     – другий рядок з відпускними, графа 9 – «10», графа 10 – «08.2026», графи 16,17 – сума відпускних, графа 20 – ЄСВ;
     • у Д1 за серпень: відпускні вже не дублюються, показуєте лише серпневу зарплату і за потреби доплату до мінімального ЄСВ, враховуючи відпускні серпня, які вже відображені окремим рядком з КТН «10».
   • якщо нарахували в серпні:
     • у Д1 за липень відпускні не відображаються, бо нарахування ще не було;
     • у Д1 за серпень:
     – один рядок із зарплатою серпня;
     – другий рядок з відпускними, графа 9 – «10», графа 10 – «08.2026», графи 16,17 – сума відпускних, графа 20 – ЄСВ.

4. Відображення в Додатку 4ДФ Об’єднаного розрахунку У 4ДФ відпускні завжди ідуть як заробітна плата з ознакою доходу «101» у місяці нарахування, разом із зарплатою цього місяця. Якщо нарахували в липні, то в 4ДФ за липень додаєте суму відпускних до зарплатного доходу липня (графи 3а і 3, податки – у графах 4а/4 і 5а/5), а в серпні вони вже не повторюються. Якщо нарахували в серпні, то в 4ДФ за липень показуєте лише факт виплати (графи 3, 4, 5), а в 4ДФ за серпень – суму нарахування в графах 3а, 4а, 5а.

5. Перевірка мінімального ЄСВ за серпень Для контролю мінімального ЄСВ за серпень слід скласти серпневу зарплату та суму відпускних, що припадають на серпень і вже показані в Д1 з кодом «10», і саме цю загальну суму порівнювати з мінімальною базою ЄСВ відповідного місяця згідно з Порядком заповнення додатків №4.

Фінальне речення: Оберіть один із двох варіантів нарахування, закріпіть його в обліковій політиці й у звітності орієнтуйтесь завжди на місяць фактичного нарахування, розбиваючи відпускні по місяцях за правилами коду «10».