Чи потрібно зберігати роздруковану об'єднану звітність по ЄСВ

Не зовсім: сам факт подання Об’єднаної звітності не створює обов’язку її друкувати, але вона обов’язково має зберігатися як документ тривалого (75 років) зберігання, а для установ з електронним документообігом це означає обов’язкове існування і паперової, і електронної форми.

Обґрунтування

1. Чи обов’язково друкувати електронну Об’єднану звітність
Електронний звіт з накладеним КЕП є оригіналом документа і має таку ж юридичну силу, як паперовий, що випливає із Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» та підтверджується підходом, наведеним у профільних роз’ясненнях. Водночас для документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання установи, у яких здійснюється електронний документообіг, зобов’язані створювати документи у двох формах: паперовій та електронній згідно з п. 4 Порядку №1886/5. Отже, якщо на підприємстві офіційно організовано електронний документообіг, Об’єднану звітність як документ тривалого зберігання слід мати і в електронному вигляді (оригінал з КЕП), і у вигляді паперової копії.

2. Строк зберігання Об’єднаної звітності
Загальні строки зберігання податкових документів визначає п. 44.3 Податкового кодексу України: не менше 1095–1825 днів залежно від виду документів. Однак Об’єднана звітність містить персоніфіковані відомості про оплату праці та страховий стаж, тому підпадає під позицію про «відомості про застраховану особу (персоніфікований облік)», які за Переліком №578/5 зберігаються 75 років. З огляду на це профільні матеріали обґрунтовано рекомендують зберігати всю Об’єднану звітність (разом з уточнюючими) саме 75 років, при цьому строки продовжуються на період зупинення строків давності під час воєнного стану за пп. 69.9 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ.

3. Що саме й у якій формі зберігати по Об’єднаній звітності
Об’єднана звітність подається за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4, і включає як сам розрахунок, так і всі додатки (Д1, 4ДФ тощо) з персоніфікованими даними, тому до справи мають потрапляти всі подані форми, у тому числі уточнюючі, а також квитанції №1 і №2. Для електронної звітності оригіналом є електронний файл з КЕП плюс квитанції, а паперова копія друкується саме з цього електронного документа з урахуванням вимог Порядку №1886/5. Зберігати потрібно:

• електронний файл звіту з усіма додатками та квитанціями;
• паперову копію розрахунку і квитанцій як документ тривалого зберігання і зручну «робочу» форму.

Рекомендація:
Практично безпечна модель: забезпечити системне електронне зберігання (структура папок, резервне копіювання, контроль доступу) і паралельно формувати паперові справи по роках з розрахунками та обома квитанціями, виходячи зі 75‑річного строку зберігання.

З урахуванням наведеного Об’єднану звітність потрібно обов’язково зберігати 75 років, причому для електронної звітності доцільно й фактично необхідно мати як електронний оригінал, так і належним чином оформлену паперову копію.