Як правильно оформити документи при продажу меблів фізособам

Частково так, нинішній пакет документів можна вважати прийнятним, але його потрібно трохи підсилити: при доставці через «Нову пошту» ТТН не обов’язкова і достатньо ВН + експрес-накладної, а при самовивозі обов’язково мати підпис покупця на видатковій накладній (або акті) як підтвердження факту передачі товару.

Обґрунтування

1. Відвантаження через «Нову пошту»: ТТН не потрібна, достатньо експрес-накладної
Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом, затверджені наказом № 363, не поширюються на перевезення поштових відправлень, тому при відправці товару через поштового/кур’єрського оператора класична ТТН не є обов’язковою, а її функцію виконує експрес-накладна перевізника як транспортний документ, що підтверджує прийняття, перевезення та вручення відправлення одержувачу, разом із вашою видатковою накладною. Відповідно до ст. 9 Закону № 996-XIV господарські операції підтверджуються первинними документами, тому для перевірки важливо мати у себе: підписану з вашого боку видаткову накладну на дату відвантаження, експрес-накладну/акт від «Нової пошти» із відміткою про вручення, документ про оплату (чек ПРРО або виписку банку), а договір купівлі-продажу має містити умову, що обов’язок з передачі товару вважається виконаним у момент передання вантажу перевізнику або вручення за експрес-накладною.

2. Відсутність підпису покупця на вашому примірнику ВН при доставці перевізником
За змістом ст. 9 Закону № 996-XIV важлива наявність належних реквізитів і можливість ідентифікації операції, а не обов’язковий «мокрий» підпис саме покупця на кожному вашому документі. При доставці через «Нову пошту» підпис покупця, як правило, фіксується у документах перевізника, тому ваш примірник ВН може залишатися без підпису покупця, якщо факт отримання товару підтверджується експрес-накладною/актами перевізника, що ви зберігаєте разом із ВН та договором. Щоб зменшити ризики при перевірці, доцільно: передбачити у договорі, що підтвердженням отримання товару є відмітка/підпис у документах перевізника, а не обов’язково підпис на ВН; системно підшивати до кожної ВН копію експрес-накладної та переліку вручень від перевізника.

3. Самовивіз: підпис покупця на ВН є обов’язковим підтвердженням передачі
Коли покупець забирає товар самостійно, перевізник не залучається, тому транспортних документів немає, і єдиним доказом фактичної передачі товару стає ваш первинний документ із підписом покупця. З огляду на вимогу ст. 9 Закону № 996-XIV про підтвердження госпоперації первинними документами, при самовивозі доцільно: обов’язково брати підпис фізособи в графі «Отримав» у видатковій накладній (один підписаний примірник залишається в ТОВ); якщо забирає інша особа — додатково мати довіреність / лист-доручення від покупця; замість або на додаток до ВН можна оформлювати короткий акт приймання-передачі меблів із підписом покупця. У такій ситуації ТТН не потрібна, оскільки перевезення здійснює сам покупець для власних потреб, а не професійний автоперевізник.

4. Що варто зробити зараз, щоб мінімізувати зауваження при перевірці
Щоб ваші документи виглядали переконливо для ДПС, варто забезпечити узгодженість договорів, первинки та транспортних документів:

• у договорах чітко прописати момент виконання поставки і переходу ризиків: при доставці «Новою поштою» — момент передання товару перевізнику / вручення за експрес-накладною; при самовивозі — момент підписання видаткової накладної/акта покупцем;
• при доставці через «Нову пошту» до кожної операції зберігати комплект: договір, ВН, експрес-накладну/акт вручення, розрахунковий документ;
• при самовивозі налагодити практику обов’язкового підпису покупця на ВН або акті, і не відпускати товар без такого підпису.

Рекомендація:
Опишіть ці підходи у внутрішньому порядку документообігу (інструкції/наказі по підприємству) і послідовно їх дотримуйтесь, щоб під час перевірки можна було показати як самі документи, так і логіку їх оформлення.

Системне оформлення договорів, видаткових накладних, документів перевізника та підписів при самовивозі дасть вам достатній захист від претензій при податковій перевірці.