Податкова служба: як вплине переїзд на роботу каси

Автоматично в режимі реального часу податкова не блокує відкриття касової зміни через факт виїзду за кордон. Проте передавати свій особистий КЕП іншим особам суворо заборонено, а факт вашої відсутності разом із роботою каси буде легко виявлено під час першої ж фактичної перевірки кав’ярні (або звірки з Держприкордонслужбою), що загрожує великими штрафами за неоформлених працівників і компрометацію електронного підпису.

Відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», ст. 12 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#n170 підписувач зобов’язаний забезпечувати конфіденційність та нерозголошення особистого ключа, а також не передавати його третім особам. Якщо зміну в ПРРО відкриває наймана людина вашим ключем, це є прямим порушенням правил використання електронного підпису.

Якщо ви перебуваєте за кордоном, але каса щодня працює, постає питання: хто фактично готує каву та проводить розрахунки?

• Податківці мають право проводити фактичні перевірки без попередження за місцем торгівлі (Податковий кодекс України, ст. 80). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1825
• Під час такої перевірки інспектор встановлює особу того, хто безпосередньо здійснює розрахункову операцію через РРО/ПРРО.
• Якщо розрахунки проводить людина без офіційного оформлення, це кваліфікується як допуск працівника до роботи без укладення трудового договору (штраф за Кодексом законів про працю України, ст. 265 — суттєва сума за кожного неоформленого працівника).

Як податкова може дізнатися про перебування за кордоном:

1. Фактична перевірка кав'ярні: інспектор фіксує фізичну присутність іншої особи на касі.
2. Запити до Держприкордонслужби: ДПС під час перевірок має право надсилати запити до державних органів і перевіряти перетин кордону громадянами.
3. Адміністрування податкового резидентства: набуття статусу постійного проживання або тимчасового захисту за кордоном не знімає автоматично обов'язків в Україні, але створює податкові сліди.

Щоб кав’ярня працювала легально без вашої фізичної присутності:

• Офіційно працевлаштуйте баристу/касира (укладіть трудовий договір та подайте до ДПС Повідомлення про прийняття працівника на роботу).
• Оформіть на працівника окремий КЕП (як на найманого працівника/касира).
• Подайте Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа (форма №5-ПРРО) для реєстрації підпису касира у системі ДПС.
• Використовуйте електронну печатку для ПРРО: суб'єкти господарювання можуть згенерувати окрему електронну печатку для ПРРО, щоб не прив’язувати касу до особистого підпису підприємця.

Раді допомогти, звертайтесь ще!