Правила оформлення зведених податкових накладних для часткових платежів

Ні, складати одну зведену чи підсумкову податкову накладну на суму всіх отриманих за день передоплат не можна. На кожну суму попередньої оплати (першу подію) формується окрема податкова накладна на покупця – неплатника ПДВ.

Відповідно до п. 187.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260531#n4528 податкові зобов’язання виникають на дату зарахування коштів на поточний рахунок платника, а податкова накладна (ПН) складається на кожне постачання або на кожну суму коштів, що надійшли як попередня оплата (аванс).

Згідно з п. 201.4 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260531#n5052 ПН за щоденними підсумками операцій може складатися виключно за фактом остаточного постачання товарів/послуг за готівку або через платіжні пристрої/РРО кінцевому споживачеві.

На суми отриманих авансів (передоплат) підсумкова ПН не складається. Відповідне роз'снення ДПС також надане в ЗІР https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43050.

На кожне надходження авансу (навіть 1 000 грн) на дату виписки банку складається окрема ПН:

У графі «Отримувач (покупець)» зазначається «Неплатник»;
У рядку «Індивідуальний податковий номер покупця» проставляється умовний ІПН «100000000000»;
У лівому верхньому куті робиться позначка «Х» про ненадання покупцю та зазначається тип причини «02»

Відсутність особистого підпису фізособи у видатковій накладній при доставці «Новою поштою» є допустимою за умови наявності експрес-накладної перевізника зі статусом вручення та повної виробничо-розрахункової первинки.

Відповідно до ст. 664 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3271 обов’язок продавця передати товар покупцеві вважається виконаним у момент здачі товару перевізникові (якщо інше не передбачено договором).

Відповідно до правил перевезень експрес-накладна (ЕН) «Нової пошти» виконує функцію транспортного документа, що засвідчує приймання вантажу до перевезення, його переміщення та вручення безпосередньому покупцю.

Продавець формує видаткову накладну в односторонньому порядку на дату передачі меблів перевізнику (із зазначенням ПІБ одержувача та номера замовлення). Відсутність підпису фізособи в накладній компенсується експрес-накладною «Нової пошти».

Оскільки підприємство є виробником меблів, під час перевірки податкові органи досліджують фактичний рух матеріальних цінностей, виробничий процес та реальність вручення товару.

Для повного захисту слід забезпечити:

Договірну базу: Оприлюднений публічний договір (публічна оферта) на сайті або письмовий договір купівлі-продажу/замовлення, де чітко зафіксовано: умови оплати частинами, спосіб доставки (службами доставки) та момент переходу права власності при передачі перевізнику.
Оплату: Банківські виписки (оплата на рахунок IBAN або через платіжний інтернет-еквайринг) із зазначенням номера замовлення/договору.
Виробничий блок (підтвердження виготовлення): Звіти виробництва, калькуляції собівартості виробів;
Акти списання сировини (плити ДСП/МДФ, фурнітури тощо) на виробництво конкретних партій меблів;
Накладні на переміщення готової продукції з виробництва на склад готової продукції.
Відвантаження та доставку: Видаткова накладна (складається на дату передачі товару пошті);
Експрес-накладна «Нової пошти» (в електронній формі чи паперовому реєстрі) зі статусом «Вантаж отримано»;
Акти наданих послуг та рахунки від «Нової пошти» на оплату послуг транспортування (якщо доставку оплачує виробник).

Раді допомогти, звертайтесь ще!