Використання факсиміле підпису ФОП у юрособі: можливості та обмеження

ЦКУ визначає наступне в ст. 207 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15?find=1&text=%D1%84%D0%B0%D0%BA%D1%81%D0%B8%D0%BC#n1173):

"3. Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами."

Отже, на нашу думку, факсимільний підпис може відтворюватись механічно (відповідним штампом з факсиміле), або електронного чи іншого копіювання підпису.

Відповідно, наявність чи відсутність на обліку у ТОВ штампу факсиміле (у складі МНМА) неробить використання такого підпису фізсоби-керівника недійсним.

Проте, ТОВ може виготовити собі штамп з факсимиле підпису фізособи

В будь-якому випадку використовувати такий підпис (факсимиле) можна тільки межах тих договорів з контрагентами, в яких передбачана така можливість підписання документів, і такі договори містять зразок власноручного підпису фізособи.

Позиція ДПСУ була наступна

ЗІР (129.07, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42823):

"Діяло до 01.04.2026. Чи передбачено законодавством України використання факсиміле при оформленні первинних документів, які є підставою для податкового обліку?
Відповідь:

...Відповідно до абзаців першого і другого п. 2.4 глави 2 Положення № 88 документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.
При цьому приписами частини третьої ст. 207 Цивільного кодексу України від 16 січня 2003 року № 435-IV передбачено, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.
Тобто, використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою згодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, не порушує законодавства України, крім випадків застосування первинних документів, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису.
Наприклад, документами, які не можуть бути оформлені за допомогою факсиміле, зокрема, є бухгалтерська, податкова та фінансова звітність, податкові накладні, банківські розрахункові документи, касові документи підприємства."

Фактично ті норми, яна які посилається ДПСУ в цьому роз`яснення не змінилися. Отже, очікуємо такого самого "оновленого" роз`яснення в ЗІР

Отже, ДПСУ все ж наполягає, що має бути письмова згода сторін щодо використання факсиміле

Увага. Фактиміле не може використовуватись на податковій та фінансовій звітності, податкових накладних, касових та банківських документах, трудових книжках.

Раді допомогти, звертайтесь ще!