Конфлікт даних: ОК-7 чи ОК-5 для лікарняного працівника

Частково так, ОК-7 дійсно основна для лікарняних після 2016 року, але у вашій ситуації потрібно орієнтуватися не на одну «улюблену» довідку, а коректно поєднати дані ОК-7, ОК-5 і, за потреби, трудової книжки, а також домогтися виправлення неточностей у ПФУ.

Обґрунтування

1. Яку довідку брати для визначення страхового стажу для лікарняних
Основне правило таке: страховий стаж для лікарняних обчислюється за даними реєстру застрахованих осіб, у тому числі за даними про трудову діяльність, а за періоди до 01.07.2000 – за старим законодавством, що діяло раніше, як це передбачено в ст. 14 Закону № 1105.
Для підтвердження стажу можна використовувати різні довідки з Реєстру і трудову книжку, але:

• ОК-7 зазвичай використовують саме для лікарняних (містить заробіток і стаж з 2011 року, показує лише місяці з ЄСВ не менше мінімального);
• ОК-5 дає ширший період і «пенсійний» зріз, але не всі її періоди автоматично є страховим стажем для лікарняних (частина може не відповідати умовам соцстрахування, особливо до 2011 року);
• за періоди до 2011 року й інколи 2011–2015 років стаж для лікарняних треба звіряти з трудовою книжкою та нормами, а не сліпо брати з ОК-5.

2. Чому в ОК-7 може бути менше стажу, ніж в ОК-5
Причини різниці між 7 р. 11 міс. в ОК-7 і понад 10 років в ОК-5 можуть бути такими:

• у частині місяців ЄСВ сплачували менше мінімального, і в ОК-7 вони або відображені як «часткові», або не зараховані повністю до страхового стажу (для лікарняних має значення факт і розмір ЄСВ з 2011 року);
• ОК-5 містить періоди, коли особа була застрахованою для пенсії, але не завжди це повністю збігається з лікарняним стажем за старими правилами до 2011 року;
• у Реєстрі могли бути не подані або несвоєчасно подані звіти, тому частина місяців «підтягнулася» пізніше, і дані в різних формах на різні дати не збігаються.

3. Як діяти бухгалтеру зараз: що брати в розрахунок і які кроки зробити
Для перевірки реального страхового стажу доцільно діяти поетапно:

1. Визначити період, який дає різницю до «10 років»:

• розподілити стаж по блоках: до 01.01.2011, 2011–2015, з 01.01.2016;
• по кожному блоку звірити ОК-7, ОК-5 і записи в трудовій книжці.

2. Для періоду з 01.01.2016:

• орієнтуватися насамперед на ОК-7, оскільки для цього періоду страховий стаж для лікарняних повністю прив’язаний до факту та розміру сплаченого ЄСВ, як це випливає із підходу до страхового стажу, закріпленого в ст. 14 Закону № 1105.

3. Для періодів до 2016 року:

• до 01.07.2000 – рахувати за трудовою книжкою за старими правилами, якщо такі періоди у працівника є;
• 2000–2010 та 2011–2015 – поєднувати дані ОК-7 / ОК-5 з записами трудової книжки, беручи до лікарняного стажу лише ті періоди, які відповідають умовам соцстрахування (тобто були застраховані й сплачувались внески).

4. Що робити з розбіжністю сум і загального стажу на порталі ПФУ
Якщо на порталі ПФУ загальний страховий стаж і суми за «Системою персоніфікованого обліку» не збігаються з вашими розрахунками:

• перевірте свою звітність по ЄСВ / єдиному внеску за всі «проблемні» місяці (особливо, де ви очікуєте мінімальний страховий внесок, а ПФУ цього не показує);
• якщо ваша звітність правильна, але в Реєстрі відображається менший стаж або не повністю відображені суми, подайте звернення до ПФУ через кабінет страхувальника або письмово до територіального органу з проханням виправити/уточнити дані, додавши:
  • копії звітів з ЄСВ / єдиного внеску за відповідні періоди;
  • при потребі – накази про прийняття/звільнення, трудову книжку працівника.
    До моменту офіційного виправлення даних у ПФУ ви формально маєте спиратися на ті відомості, які підтверджуються Реєстром і документами працівника, при цьому, якщо з урахуванням трудової книжки та правил ст. 14 Закону № 1105 очевидно, що стаж вже перевищує 8 років, доцільно застосувати вищий відсоток і, у разі подальшого уточнення даних, за потреби зробити перерахунок.

Рекомендація: зібрати всі наявні довідки (ОК-7, ОК-5, додаток 9, трудову книжку), порахувати стаж по періодах за правилами ст. 14 Закону № 1105 і паралельно ініціювати уточнення даних у ПФУ, щоб надалі ваш розрахунок збігався з даними Реєстру.