Акт прийому-продажу обладнання: облік та можливість заднього датування

Не зовсім: акт приймання-передачі не можна оформлювати «заднім числом», його слід скласти поточною датою, а в обліку показати отримання принтера без зміни минулих витрат на заправку картриджа, якщо є підтвердження фактичного користування.

Обґрунтування

1. Чи можна скласти акт «заднім числом» Документи реєструють у день підписання, а реєстраційний номер присвоюють саме в цей день, інші варіанти законодавством не передбачені, це прямо випливає з п. 5 глави 4 розділу ІІІ Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. Тому складати та реєструвати акт приймання-передачі принтера «заднім числом» не допускається, його слід оформити поточною датою.

2. Як оформити передачу принтера зараз Акт приймання-передачі є первинним документом, тож повинен містити всі обов’язкові реквізити, визначені ст. 9 Закону № 996-14. У ньому зазначають дані про принтер (найменування, модель, інвентарний номер за потреби, кількість, фактичне місце експлуатації) та дату фактичного оформлення передачі. Якщо принтер передається у тимчасове користування без переходу права власності, доцільно або укласти окремий договір (оренди/позички), або хоча б чітко зафіксувати в акті, що право власності залишається за фізособою.

3. Відображення в бухгалтерському обліку Варіанти залежать від того, чи переходить право власності на принтер.

• Якщо право власності не переходить, а підприємство лише користується принтером, його відображають на позабалансовому рахунку як чужі цінності у користуванні відповідно до Інструкції до Плану рахунків, наприклад на субрахунку 023 або 026, як це пропонується для чужих матеріальних цінностей.
• Якщо право власності переходить до підприємства безоплатно, принтер визнають активом за правилами НП(С)БО 7, оприбутковують на рахунки основних засобів (10-й рахунок) і одночасно визнають дохід від безоплатно отриманого активу, орієнтуючись на підхід до безоплатно отриманих ОЗ, описаний у матеріалі про оргтехніку, де вказано на застосування НП(С)БО 7. У будь-якому разі відображення здійснюють датою акта, а не «заднім числом».

4. Що робити з уже списаними витратами на заправку Закон про бухоблік вимагає відображати операції у тому періоді, коли вони фактично здійснені, незалежно від моменту отримання документа, що підтверджує операцію (ч. 5 ст. 9 Закону № 996-14). Витрати на заправку картриджа є поточними витратами періодів, у яких заправка фактично здійснювалася, тому при появі акта приймання-передачі принтера немає підстав заднім числом змінювати вже відображені витрати, якщо реальність операцій підтверджується та принтер фактично використовувався.

Ризики та нюанси: використання принтера без будь-якого документального підтвердження права власності чи користування може викликати сумніви в реальності витрат на заправку, тому оформлення акта зараз мінімізує податкові ризики на майбутнє, але не легалізує ретроспективно «задні» дати в документах.

Формувати акт потрібно реальною поточною датою, а в обліку за цією датою зафіксувати появу принтера як власного або позабалансового активу без виправлення минулих витрат на заправку, якщо операції були реальними.