Документи для виплати добових в бюджетних установах: що потрібно

Так, розмір добових для бюджетних установ в 2026 році складає 300 гривень на добу. Гранична сума витрат на найм житлового приміщення за добу (не більш як) 900 гривень.

Для подачі документів до органи Державної казначейської служби України (ДКСУ).

З метою оплати видатків на відрядження вам знадобиться пакет документів, сформований у два етапи: спочатку для взяття зобов'язань, а потім для самої оплати. Казначейство перевіряє ці документи на відповідність Постанові КМУ № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/98-2011-%D0%BF#Text та Інструкції № 59 «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон». https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text

Згідно з п. 4 розд. І Інструкції № 59 установа, яка відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) та зобов’язана ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий / перерахований аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження (п. 6 розд. І Інструкції № 59).

Подання авансового звіту після повернення з відрядження не вимагається, якщо подано підтвердні документи ( абз. 4 пп. 170.9.3 ПК). Однак усе одно краще його складати завжди, адже він забезпечує:

контроль за підзвітними сумами;

дисциплінує відрядженого;

дотримання касової дисципліни при використанні у відрядженні готівкових коштів;

систематизацію та опис документів;

робить непотрібними складання якихось інших довідок чи розрахунків.

Бухгалтеру треба оформити розрахунок добових, підрахувати витрати на відрядження, проконтролювати повний розрахунок за відрядженням. Крім того, розрахувати невикористані підзвітні кошти, порахувати суму, яку треба відшкодувати відрядженому, якщо він використав власні кошти. А ще з’ясувати, чи виникає оподатковуваний дохід. Замість складання якихось довідок краще скористатися стандартним та добре знайомим авансовим звітом.

Обов’язково подається авансовий звіт, коли виник оподатковуваний дохід, що визначається за пп. 170.9.1 ПК; коли працівником використана готівка понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Документи для взяття бюджетних юридичних та фінансових зобов'язань (Протягом 7 робочих днів).

Реєстр бюджетних та фінансових зобов'язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів. Подається у електронному вигляді (через систему «Клієнт Казначейства – Казначейство»). Підтверджувальні документи:

- Наказ керівника про відрядження. Головний документ, де вказано мету поїздки, завдання, пункт призначення, назву підприємства/органу куди відряджають, дати початку та закінчення, а також джерело фінансування.

- Запрошення або виклик (за наявності), документ від сторони, що приймає (якщо поїздка здійснюється за ініціативою іншої установи).

- Звіт про використання коштів (авансовий звіт), якщо розрахунок відбувається після повернення працівника, разом із копіями підтвердних документів (квитки, рахунки готелів) – протягом 5 робочих чи банківських днів після повернення.

- Розрахунок витрат / кошторис: Розрахунок необхідних сум на проїзд, добові та наймання житла.

- Документи про участь у заходах: програма конференції, семінару чи довідка з місця перебування (якщо виникає потреба додатково підтвердити зв'язок відрядження з діяльністю установи).

Документи для здійснення оплати.

Для безпосереднього перерахування коштів на картковий рахунок працівника подаються:

-Платіжна інструкція на суму відрядних виплат.

-Відомість на зарахування коштів на карткові рахунки. Якщо кошти виплачуються кільком працівникам одночасно, додається реєстр із номерами рахунків IBAN.

Усі видатки на відрядження проводяться за КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження». Казначейство не пропустить платіж, якщо сума перевищує затверджені ліміти за цим КЕКВ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!