Як відобразити відпустки в додатку Д1 об'єднаного звіту

Потрібно сформувати в Додатку Д1 за серпень 2026 року три окремі рядки на одну працівницю: один – на відпускні (КТН 10), другий – на зарплату/інші нарахування (якщо будуть), третій – на дні відпустки без збереження зарплати; у графі 14 в усіх рядках зазначаєте 31 день трудових відносин, у графі 13 – 18 днів неоплачуваної відпустки (з 14 по 31 серпня).

Обґрунтування

1. Відображення щорічної відпустки у Д1 У Додатку 1 відпускні відображаються окремим рядком з кодом типу нарахувань «10» у графі 9 з розподілом за місяцями, за які припадають дні відпустки, а суми вносяться до граф 16, 17, 20 за місяць нарахування з зазначенням у графі 10 відповідного місяця і року відпустки відповідно до п. 1 розд. IV Порядку №4. У вашому випадку:

• окремий рядок на відпускні за 9 календарних днів з 06.08.2026 по 14.08.2026: гр. 8 – категорія 1 (або 2, якщо інвалідність), гр. 9 – «10», гр. 10 – 08.2026, гр. 16, 17 – сума відпускних, гр. 20 – сума ЄСВ;
• у графі 14 цього рядка зазначаєте 31 день трудових відносин за серпень.

2. Відображення відпустки без збереження зарплати у Д1 Відпустка без збереження заробітної плати в Д1 відображається через заповнення графи 13 – кількість календарних днів такої відпустки за кожен місяць окремо, а в графі 14 – кількість календарних днів перебування в трудових відносинах у місяці, включно з днями неоплачуваної відпустки. У консультації наведено приклад, коли за місяць вказують повну кількість днів трудових відносин у графі 14 та лише фактичні дні неоплачуваної відпустки в графі 13 за цей місяць. Для серпня 2026:

• формується окремий «зарплатний» рядок (без КТН 10 у гр. 9): гр. 8 – категорія 1, гр. 9 – порожньо або «0», гр. 10 – 08.2026, гр. 13 – 18 (дні відпустки без збереження зарплати з 14.08 по 31.08), гр. 14 – 31 (усі календарні дні трудових відносин у серпні), гр. 16–17 – суми інших нарахувань, якщо будуть, гр. 20 – ЄСВ.

3. Розподіл інформації за звітними місяцями Інформацію про дні відпустки без збереження зарплати показують у тому місяці, в якому ці дні припадають, а не наперед за кілька місяців, тому за серпень показуєте лише період з 14.08 по 31.08, а якщо відпустка триватиме далі – дні наступних місяців відображатимете у Д1 за відповідні місяці. Такий підхід підтверджено прикладом, коли в одному місяці показують лише дні неоплачуваної відпустки, що припадають саме на цей місяць, а наступні місяці відображаються у своїх звітах.

У результаті за серпень 2026 у Д1 буде мінімум два рядки на працівницю: один – з КТН 10 для відпускних, другий – «звичайний» з відображенням днів неоплачуваної відпустки в графі 13 та 31 дня трудових відносин у графі 14.