Документи для підтвердження використання пального при підряді

Так, юридична особа «А» може заправляти пальним комбайни підрядника «П» у межах договору підряду. За умови виконання вимог підпункту 14.1.212 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text така операція належить до власного споживання і не вважається реалізацією пального. Одного лише акта використання пального для її підтвердження недостатньо.

Підпунктом 14.1.212 Податкового кодексу України передбачено, що до власного споживання належать операції із заправлення пальним за договорами підряду за одночасного виконання визначених умов. Насамперед замовник не повинен здійснювати реалізацію пального іншим особам, крім реалізації бензолу за межі митної території України в митному режимі експорту.

Крім того, заправлення має здійснюватися безпосередньо в паливні баки машин, механізмів, техніки або обладнання для агропромислового комплексу, які належать іншій особі, використовуються для виконання робіт на землях сільськогосподарського призначення та виконують роботи протягом строку дії договору підряду виключно на землях, що перебувають у власності або користуванні замовника.

Обов'язковою умовою також є те, що транспортний засіб, з якого здійснюється заправлення, повинен бути обладнаний витратоміром-лічильником на кожному місці відпуску пального наливом. За виконання всіх зазначених умов заправлення комбайнів підрядника належить до власного споживання і не вважається реалізацією пального.

Якщо транспортний засіб, яким здійснюється заправлення комбайнів, не обладнаний витратоміром-лічильником, така операція не відповідатиме вимогам підпункту 14.1.212 Податкового кодексу України, що створює ризик її кваліфікації як реалізації пального.

Оскільки подорожні листи для таких випадків не є обов'язковими, їх відсутність у підрядника сама по собі не свідчить про порушення. Водночас факт передачі пального, його використання та зв'язок із господарською діяльністю повинен підтверджуватися первинними документами відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

Одного лише акта використання пального недостатньо. Для належного документального оформлення доцільно мати договір підряду, у якому прямо передбачено, що виконання сільськогосподарських робіт здійснюється з використанням пального замовника, а заправлення техніки виконавця проводиться безпосередньо замовником у паливні баки комбайнів на полях замовника.

Під час кожної заправки доцільно оформляти відомість відпуску пального або акт заправлення, у якому зазначаються дата, марка і державний номер комбайна, прізвище комбайнера, кількість відпущеного пального за показниками витратоміра-лічильника, а також підписи особи, яка відпустила пальне, і особи, яка його отримала.

Після завершення робіт сторони повинні оформити акт приймання-передачі виконаних робіт із зазначенням обсягу виконаних робіт, зокрема кількості обмолочених гектарів або напрацьованих мотогодин. До такого акта доцільно додати звіт про роботу техніки або обліковий лист тракториста-машиніста чи рапорт про роботу механізму, у якому відображено площу виконаних робіт або кількість мотогодин, що дає можливість підтвердити нормативну витрату пального.

На підставі документів про відпуск пального та документів, що підтверджують виконання робіт, комісія підприємства складає внутрішній акт списання пально-мастильних матеріалів, у якому фактична кількість використаного пального звіряється з нормативною витратою та списується на собівартість вирощеної сільськогосподарської продукції.

Раді допомогти, звертайтесь ще!