Спір щодо підтвердження послуг: рахунок-інвойс чи рахунок-фактура

На нашу думку, оскільки для договорів оренди чинним законодавством України взагалі не визначена форма (назва) первинного документа, на підставі якого має проводитися оплата оренди чи нарахування доходів/витрат по оренді відповідно у орендодавця та орендаря, то сторони в догговрі можуть використовувати будь-яку назву документа, який буде фіксувани нарахування орендної плати (не плутати з рахунком на оплату авансу!)

Зокрема, ст. 762 ЦКУ визначає наступне (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3713):

"Стаття 762. Плата за найм (оренду) майна

1. За найм (оренду) майна з наймача справляється плата, розмір якої встановлюється договором найму.

Якщо розмір плати не встановлений договором, він визначається з урахуванням споживчої якості речі та інших обставин, які мають істотне значення.

2. Плата за найм (оренду) майна може вноситися за вибором сторін у грошовій або натуральній формі. Форма плати за найм (оренду) майна встановлюється договором найму.

3. Договором або законом може бути встановлено періодичний перегляд, зміну (індексацію) розміру плати за найм (оренду) майна.

4. Наймач має право вимагати зменшення плати, якщо через обставини, за які він не відповідає, можливість користування майном істотно зменшилася.

5. Плата за найм (оренду) майна вноситься щомісячно, якщо інше не встановлено договором.

6. Наймач звільняється від плати за весь час, протягом якого майно не могло бути використане ним через обставини, за які він не відповідає."

Отже, стороні самі визначають назву того первинного документа, який буде оформлюватись в рамках даного договору для нарахування ореендної плати.

При цьому називатися такий документ може як завгодно: акт нарахування орендного платежу, інвойс, рахунок-інвойс, рахунок-фактура.

Якщо документ мість і суму вже нарахованої орендної плати, і реквізити для оплати, то це ближче до рахунку-фактури ("фактура" означає, що роботи, послуги вже надані, і їх треба оплатити).

Додатково про рахунок-фактуру - див. (https://7eminar.ua/news/11926-raxunok-faktura-koli-i-dlya-cogo-skladayut)

Таку саму фнукцію виконує інвойс, в якому вже виставлені для оплати надані послуги/роботи/оренда.

Назва "рахунок-інвойс" - дещо дивний (фактично означає "рахунок-рахунок").

Використання в назві документа слова "рахунок" можливо вибрано орендодавцем у зв`зку з бажанням використовувати цей документ як односторонній (підписаний тільки з його сторони), адже така норма недавно була додана в ст. 9 Закону про бухоблік № 996 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155

"Якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди), то відсутність передбачених абзацами шостим і сьомим цієї частини реквізитів із сторони замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря) не є порушенням вимог до оформлення первинного документа, за умови що такий порядок документування господарських операцій передбачено договором, укладеним у письмовій формі, і такі господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення..."

Отже, рахунок-фактура як документ з одним підписом використовується орендодавцем по факту нарахування орендної плати і не може бути виписаний як рахунок на аванс.

Законодавство не містить виключного переліку допустимих назв первинних документів.
Синонімічність термінів: У вітчизняній бухгалтерській та судовій практиці, а також у документах Міністерства фінансів України терміни «рахунок-фактура», «інвойс» та «рахунок-інвойс» використовуються як тотожні поняття для позначення розрахунково-платіжного документа.

Позиція Міністерства фінансів України:
Мінфін багаторазово роз'яснював можливість використання рахунку-фактури (інвойсу) замість акта приймання-передачі наданих послуг

Зокрема, Лист Мінфіну від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339:

«Оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами (платіжним дорученням, банківською випискою тощо).»

Лист Мінфіну від 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658 (щодо оренди майна):

«Якщо умовами договору про оренду встановлено окремий первинний документ, який слугує підтвердженням для розрахунків з надання послуг (оренди майна), то складається первинний документ, визначений таким договором. Зокрема, рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для обліку господарської операції з надання послуг (оренди майна) без складання акта наданих послуг, але тільки у разі його оплати.»

Раді допомогти, звертайтесь ще!