Перевезення працівників за кордон: облік, витрати та нюанси

Винайняти трансфер для перевезення працівників у відрядження цілком можливо.

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад, у тому числі на орендованому транспорті, прямо передбачені пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3965. За умови оплати послуг перевізнику безпосередньо підприємством, наявності наказу про відрядження та зв’язку поїздки з господарською діяльністю у працівників не виникає додаткового блага.

Якщо ТОВ укладає договір із транспортною компанією та оплачує послуги безготівково зі свого рахунку, це витрати підприємства на організацію відрядження. Працівникам ці кошти під звіт не видаються, тому авансовий звіт щодо вартості самого трансферу вони не складають.

В акті наданих транспортних послуг бажано зазначити маршрут та, за можливості, поіменний склад пасажирів або оформити окремий список пасажирів/маршрутний лист. Це дозволить чітко підтвердити зміст та обсяг господарської операції відповідно до ст. 9 Закону № 996-XIV. У наказі про відрядження також доцільно зазначити, що проїзд до місця відрядження та назад здійснюється орендованим транспортом, а також вказати працівників, які ним користуються.

Для підтвердження фактичної кількості днів відрядження та виплати добових використовуються наказ про відрядження та документальні докази перебування у відрядженні, зокрема документи на проїзд, проживання, відмітки про перетин кордону тощо. За наявності наказу, документів перевізника та відміток про перетин кордону добові за відповідні календарні дні відрядження виплачуються без оподаткування в межах установленої ПКУ норми — не більше 80 євро за кожен календарний день закордонного відрядження.

Розподіляти вартість трансферу між працівниками не потрібно. Послугу замовляє та оплачує безпосередньо підприємство для забезпечення службової поїздки, тому це витрати підприємства, а не дохід окремих працівників.

Те, що в мікроавтобусі більше пасажирських місць, ніж працівників, саме по собі не створює додаткового блага. Так само відсутня вимога, щоб вартість такого трансферу обов’язково відповідала вартості квитків на потяг чи рейсовий автобус. Для комерційного підприємства спосіб організації перевезення та доцільність витрат визначаються підприємством самостійно. Важливо, щоб транспорт використовувався саме для перевезення працівників у межах службового відрядження, без перевезення сторонніх осіб.

Щоб мінімізувати податкові ризики, у Положенні про відрядження бажано передбачити можливість організації групових перевезень/оренди транспорту для працівників за рішенням керівника. Також слід зберігати документи, що підтверджують господарську мету закордонної поїздки: договори, протоколи зустрічей, службові звіти тощо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!