Проблеми з реєстрацією зменшуючого РК через терміни ПДВ

Ні, сам по собі факт, що 18 днів уже минули, не дає покупцю права вимагати змінити дату РК, а ваш РК із датою 22.07.2026 підлягав реєстрації до 18.08.2026 включно як «загальний» строк, але спеціальний «воєнний» строк 18 днів рахується від дати отримання РК покупцем, а не від дати його складання.

Обґрунтування

1. Хто і за що відповідає при реєстрації зменшуючого РК
Зменшуючий РК до ПН, складеної на платника ПДВ, реєструє покупець, а не постачальник. Це випливає з порядку коригувань, установленого п. 192.1 Податкового кодексу України.
Штраф за несвоєчасну реєстрацію або нереєстрацію РК накладається на особу, яка зобов’язана його реєструвати, тобто на покупця, а не на постачальника.

2. Спеціальний «воєнний» строк 18 днів для зменшуючих РК
На період воєнного стану діє спеціальна норма: зменшуючий РК, який реєструє покупець, має бути зареєстрований протягом 18 календарних днів з дня його отримання покупцем, а не з дати складання. Такий порядок установлено п. 89 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ, на який прямо посилаються профільні роз’яснення щодо строків реєстрації мінусових РК.
Тому сама дата складання РК (22.07.2026) не є початком 18-денного строку для покупця, якщо він фактично отримав РК пізніше.

3. «Загальні» граничні строки і чому податківці часто рахують від дати РК
Загальні строки реєстрації ПН/РК визначені п. 201.10 Податкового кодексу України:

• документи, складені з 1 по 15 число, реєструють до останнього дня цього місяця;
• документи, складені з 16 по останній день місяця, реєструють до 15 числа наступного місяця.

Для зменшуючих РК покупця діє спеціальна «воєнна» норма 18 днів від дати отримання, але ДПС, коли не бачить дати фактичного отримання (якщо РК передано не через електронний кабінет/SWinED), часто вважає, що строк іде від дати складання РК, і застосовує штрафи як за порушення загальних строків. Тому практично безпечніше «вкластися» і в 18 днів від дати РК, якщо немає підтвердження дати отримання.

4. Чи потрібно «переносити» дату РК на 27.07.2026
Дата в РК фіксує реальну дату події, яка є підставою для коригування (у вашому випадку 22.07.2026 – дата повернення товару за накладною), і має відповідати первинним документам. П. 192.1 Податкового кодексу України вимагає коригування на підставі РК, складеного за правилами ПН, а не «заднім числом» для обходу строків.
Заміна дати РК лише для уникнення штрафів суперечить суті податкової події та створює ризики претензій до обґрунтованості дати коригування. Якщо покупець боїться штрафу, правильний шлях — своєчасно зареєструвати РК та, за потреби, доводити дату його фактичного отримання, а не вимагати від постачальника змінювати дату документа.

Фраза з вашого питання «РК виписані 220726 ми реєструємо до 18.08.2026?» описує орієнтацію податківців на загальний граничний строк, але законний спеціальний «воєнний» строк для покупця – це 18 днів із дати фактичного отримання РК.

Реєструвати зменшуючий РК слід із фактичною датою 22.07.2026, а ризик штрафу для покупця пов’язаний не з цією датою, а з тим, чи зможе він довести, коли реально отримав РК.