Спір із постачальником щодо використання печатки в документах

Не зовсім: печатка дійсно не є обов’язковим реквізитом ні для паперових, ні для електронних первинних документів, навіть якщо підприємство має і використовує її частково, тож постачальник має право надсилати електронні документи без печатки, і це не впливає на їхню дійсність.

Обґрунтування

1. Печатка – право, а не обов’язок суб’єкта господарювання
Відповідно до статті 581 Господарського кодексу України, суб’єкт господарювання має право використовувати печатки, але використання печатки не є обов’язковим.
У цій статті прямо зазначено, що:

• відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, який подається до органів влади;
• наявність або відсутність відбитка печатки на документі не створює юридичних наслідків.

2. Для первинних документів печатка не є обов’язковим реквізитом
Перелік обов’язкових реквізитів первинних документів визначає частина 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», і в цьому переліку печатки немає.
Печатка там прямо названа додатковим реквізитом, який може включатися до первинки залежно від характеру операції та технології обробки, а не має бути обов’язково.

3. Електронні документи: достатньо електронного підпису
Стаття 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає, що для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис, а електронна печатка – лише як засіб підтвердження достовірності та цілісності.
У цій же статті сказано, що суб’єкти електронного документообігу застосовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законом, або за домовленістю між суб’єктами, тобто обов’язковості печатки сама по собі немає.

4. Можливість не дублювати «паперові» звички в електронці
Навіть якщо підприємство традиційно ставить «мокру» печатку на паперових документах, воно не зобов’язане отримувати сертифікат електронної печатки і накладати її на кожен електронний документ.
Податкова практика та Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами дозволяють підписувати електронні документи лише кваліфікованим електронним підписом, а електронну печатку використовувати «за наявності», тобто за бажанням, а не обов’язково.

Рекомендація:
Якщо для вас критично мати печатку на електронних документах контрагента, можна передбачити таку вимогу у договорі як договірну умову, але пам’ятайте, що без спеціальної домовленості закон не зобов’язує його накладати ні «мокру», ні електронну печатку.

Позиція вашого постачальника про необов’язковість печатки на електронних документах відповідає чинному законодавству.