Проблеми з ПРРО: відмови оплат, фіскальні чеки та рішення

Ні, проводити заднім числом «загублені» оплати через ПРРО (у тому числі як готівку) не можна, у кожній із ваших ситуацій потрібно або повернути «зайві» кошти покупцю, або фіксувати збій/непроведення операції актом і повідомленням до ДПС, а реєстрація ще одного ПРРО ДПС не вирішує саме цю проблему, а лише дає альтернативне програмне рішення.

Обґрунтування

1. Загальні вимоги до проведення розрахунків через РРО/ПРРО Законодавство вимагає проводити розрахункові операції через РРО/ПРРО у момент продажу, а не пізніше. Водночас закон не передбачає можливості «допробити» через РРО/ПРРО операції, які вже відбулися без його застосування, у тому числі коли оплата пройшла лише через платіжний термінал без фіскального чека, на що прямо вказано у п. 1–2 ст. 3 Закону № 265/95-ВР.

2. Ситуація 1: подвійне списання з картки, чек лише на одну оплату Правильно фіскалізувати потрібно тільки ту суму, яка реально відповідає продажу товару. Додаткова сума, що «зайшла» помилково, не є оплатою за товар, тому її варто повернути покупцю банківським поверненням або іншим документально підтвердженим способом, без проведення ще одного фіскального чека. Якщо вже сталося, що оплата пройшла, а ПРРО її не показав і чек не сформував, «доганяти» фіскальний чек через ПРРО на наступний день (і тим більше на іншу форму оплати) законодавством не дозволено, а факт технічного збою варто зафіксувати внутрішнім актом.

3. Ситуація 2: ПРРО завис, гроші списані, чек не сформований У цьому випадку це класичний збій ПРРО/терміналу. Закон не дозволяє проводити через ПРРО операцію з продажу, яка вже була здійснена без застосування ПРРО, навіть якщо гроші зняв термінал, тому повторне проведення у ПРРО вручну як «готівка» формально буде порушенням прив’язки форми оплати до реальної операції. Факт непроведення розрахункової операції через ПРРО слід зафіксувати актом (внутрішнім), звернутися до банку з вимогою надати підтвердження транзакції та за потреби врегулювати з покупцем (повторний продаж з коректним фіскальним чеком або повернення коштів).

4. Ризики штрафів та що краще: «не пробити взагалі» чи пробити «як готівку» За непроведення розрахункових операцій через РРО/ПРРО з фіскальним режимом роботи передбачено штраф 100 % вартості товарів за перше порушення та 150 % за повторне (п. 1 ст. 17 Закону № 265/95-ВР). Проведення чеку з неправильною формою оплати (готівка замість картки) дає можливість уникнути найтяжчого штрафу за «чорний» продаж, але це все одно технічна помилка, яку доцільно оформити поясненням касира та актом, і не допускати системності. Проте проводити такий чек заднім числом, коли операція відбулася раніше без ПРРО, закон не дозволяє, тому краще відразу реагувати в день збою.

5. Чи потрібен додатковий ПРРО від ДПС Додатковий ПРРО (у тому числі безкоштовний від ДПС) можна зареєструвати як резервний або альтернативний інструмент для роботи, але це не змінює правил: він так само повинен фіскалізувати операцію у момент розрахунку і не дає можливості законно «допроводити» старі операції. Мати кілька ПРРО можна, але сенс у резервному ПРРО є лише для оперативного продовження роботи при збої основного, а не для виправлення минулих «загублених» оплат.

Ризики та нюанси:

У випадку виявлення вже «старої» нефіскалізованої оплати без можливості коректної фіскалізації мінімізуйте ризики так: оформіть внутрішній акт про збій/непроведення через ПРРО, збережіть банківські підтвердження транзакції та листування з банком/постачальником ПРРО, за можливості врегулюйте ситуацію з покупцем (повернення/повторна законна реалізація з чеком), а надалі налаштуйте процеси, щоб збій фіксувався та усувався в день операції.

У подальшій роботі важливо максимально оперативно виявляти такі збої в день операції і тоді діяти в межах дня, коли виправлення ще реально можливо погодити з покупцем і не перетворювати один збій на системну проблему.