Виправлення обліку витрат без первинних документів і ПДВ

Вважаємо, що у Вашому випадку залишається віднести наведені витрати за рахунок нерозподіленого прибутку.

По перше - слід мати на увазі, що згідно з п.4 НП(С)БО – 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах» ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0392-99#o38 ), «виправлення помилок, допущених при складанні фінансових звітів у попередніх роках, здійснюється шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року, якщо такі помилки впливають на величину нерозподіленого прибутку (непокритого збитку)».

Це стосується сум за 2023 – 2025 р.р. – навіть при наявності відповідних первинних документів зараз не можна відобразити поточні витрати.

Та таким саме чином відображаєте витрати і за 2026 р. – через відсутність первинних документів – адже наведений лист не може бути первинним документом.

Єдине виключення – якщо в договорі водопостачання №15556 є передбачено застосування відповідної фінансово - господарської санкції, та на підставі договору можна розрахувати її суму – складаєте внутрішній акт для відображення витрат (п.2.6 Положення № 88, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 ).

Тоді за періоди 2026 р. визнаєте витрати як «визнані штрафи, пеня, неустойка» (п.20 НП(С)БО – 16 «Витрати», https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o39 ): Дт948 – Кт631.

Щодо подання уточнюючої декларації з податку на прибуток за періоди 2023 р. – 1кв.2026 р. – слід пам’ятати, що податківці можуть в такому випадку провести документальну позапланову перевірку. Адже серед підстав для такої перевірки є наступна: «платником податків подано контролюючому органу уточнюючий розрахунок з відповідного податку за період, який перевірявся контролюючим органом» (п.п.78.1.3 ПКУ, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1788 ).

Тому у разі відсутності первинних документів та чітких підстав для розрахунків санкції – краще віднести всі суми Дт44 – Кт631 без подання УД з податку на прибуток.

Що стосується ПДВ – у разі відсутності ПН немає права на податковий кредит (п.198.6 ПКУ, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931 ). Тому в даному випадку ніяких ПДВ – наслідків немає.

Раді допомогти, звертайтесь ще!