Правильний розрахунок відрядження за кордоном: добові та витрати

Ні, зараз не рахуємо все «по курсу на день видачі авансу» при гривневому авансі. Якщо аванс видали в гривні, усі витрати в інвалюті (готелі, проїзд, таксі тощо) та добові, встановлені в євро/іншій валюті, для бухобліку перераховують у гривню за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту, а для контролю неоподатковуваного ліміту 80 євро – перевіряють добові окремо по кожному дню відрядження за курсом НБУ на відповідну дату.

Обґрунтування

1. Який курс застосовувати до витрат і добових при гривневому авансі
   Якщо аванс працівнику на закордонне відрядження видано у гривні на особисту картку, валютна операція відбувається вже під час витрат за кордоном, а в обліку валютні витрати визнаються за курсом НБУ на дату здійснення валютної операції. Згідно з п. 5 НП(С)БО 21 валютні операції визнаються в обліку за курсом НБУ на дату здійснення операції, тому при гривневому авансі фактичні витрати в інвалюті та добові в інвалюті доцільно перераховувати в гривню на дату затвердження авансового звіту.

2. Контроль ліміту 80 євро за кожен день відрядження
   Неоподатковуваний ліміт добових за кордоном становить не більше 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним курсом НБУ на цей день, що випливає з формулювання пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, на який прямо орієнтуються профільні роз’яснення. Для цього:

   • для кожного дня відрядження визначають гривневий еквівалент 80 євро за курсом НБУ на цю дату;
   • порівнюють фактичну суму добових (у гривні, розраховану за курсом на дату звіту чи за фіксованим внутрішнім порядком) з добовим лімітом на цей день;
   • сума перевищення за кожен день включається до оподатковуваного доходу працівника, оподатковується ПДФО і військовим збором.

3. Як відшкодовувати витрати за готелі в різних країнах і розрахунки карткою/готівкою
   За загальним підходом, коли аванс видано у гривні:

• усі документально підтверджені витрати в інвалюті (готелі в трьох країнах, проїзд, стоянки тощо), сплачені як готівкою, так і карткою, перераховують у гривню за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту, відображаючи їх в обліку як витрати підприємства;
• для підтвердження витрат, оплачених карткою, до чеків/інвойсів додають виписки або відомості з карткового рахунку, які підтверджують, що саме працівник поніс ці витрати;
• якщо підприємство компенсує працівнику також комісії банку та курсову різницю за особистою карткою, така компенсація може утворити для працівника додатковий дохід, який підлягає оподаткуванню, тоді як витрати за суттю відрядження (проживання, проїзд, службові платежі) за наявності підтверджуючих документів не формують оподатковуваний дохід у межах норм пп. 170.9.1 ПКУ.

4. Практичний алгоритм для вашого випадку (10 днів, 3 країни, аванс у гривні)
   Для правильного розрахунку:

• 1. Збираєте всі підтвердні документи: рахунки і чеки за готелі в трьох країнах, проїзд, інші витрати плюс виписки з карткових рахунків.
• 2. Складаєте авансовий звіт, у якому всі суми в інвалюті (за документами) перераховуєте в гривню за курсом НБУ на дату затвердження звіту.
• 3. Розраховуєте добові: або виходячи з фіксованої суми у валюті, перерахованої за курсом НБУ на дату затвердження звіту, або за іншим порядком, визначеним у положенні про відрядження.
• 4. Окремо для цілей оподаткування по кожному з 10 днів відрядження визначаєте гривневий еквівалент 80 євро за курсом НБУ на відповідний день і порівнюєте з фактичними добовими цього дня.
• 5. Якщо добові в окремі дні перевищують ліміт, суму перевищення включаєте до оподатковуваного доходу працівника з нарахуванням ПДФО та військового збору.

У вашій ситуації ключове правило таке: для облікового перерахунку витрат і добових у гривні берете курс на дату затвердження авансового звіту, а для перевірки 80 євро – курс НБУ окремо на кожен день перебування за кордоном.