Виправлення помилок у звітності: проблеми з даними співробітника

Ні, поданого уточнюючого додатка Д1 недостатньо: потрібно окремо ініціювати виправлення даних у Реєстрі застрахованих осіб через ПФУ, щоб ім’я і по батькові були змінені в їх базі, після чого ПФУ зможе коректно «бачити» трудові відносини і прийняти скан трудової книжки.

Обґрунтування

1. Чому помилка «живе» у ПФУ, навіть після уточнюючого Д1 Дані для електронних сервісів (витяги про стаж, перевірка трудових відносин, лікарняні тощо) ПФУ бере з Реєстру застрахованих осіб, а не лише з останнього податкового розрахунку. Якщо первинно до Реєстру потрапили некоректні ПІБ (наприклад, через помилку в звітності), то ПФУ далі продовжує підхоплювати саме ці дані. Аналогічно описано для лікарняних: неправильне ім’я в електронному лікарняному виникає через помилку в Реєстрі застрахованих осіб, яку треба виправляти окремо, а не лише в бухгалтерській звітності.

2. Дії працівника для виправлення ПІБ у Реєстрі застрахованих осіб Працівник може самостійно актуалізувати свої персональні дані в Реєстрі застрахованих осіб ПФУ. Алгоритм дій:

• зайти до особистого кабінету на вебпорталі ПФУ за допомогою КЕП;
• у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати «Анкета для зміни даних в Реєстрі застрахованих осіб»;
• заповнити анкету з правильними ПІБ, поставити згоду на обробку персональних даних;
• додати сканкопії документів, що підтверджують коректні дані (паспорт, за наявності – документи про зміну ПІБ);
• сформувати й підписати анкету КЕП та надіслати до ПФУ, далі відстежити статус у розділі «Мої звернення».
  Після обробки анкети ПФУ змінює дані в Реєстрі, і в усіх сервісах (у тому числі при формуванні витягу про стаж) буде вже правильне ім’я і по батькові.

3. Дії роботодавця як страхувальника З боку страхувальника доцільно:

• перевірити, що всі останні податкові розрахунки подані з правильними ПІБ (що ви вже зробили через уточнюючий Д1);
• через кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ надіслати звернення до свого Головного управління ПФУ з описом ситуації та проханням виправити інформацію про працівника в Реєстрі застрахованих осіб, додавши:
  • скани наказу про прийняття на роботу;
  • повідомлення про прийняття працівника (де ПІБ вказано вірно);
  • за потреби скан паспорта працівника.
    Формування звернення здійснюють через розділ «Комунікації з ПФУ» – «Звернення» в кабінеті страхувальника, обираючи тип «Заява (клопотання)» і відповідний територіальний орган ПФУ.

4. Чому не потрібно додатково коригувати додаток 5 чи повідомлення про прийняття У вашій ситуації повідомлення про прийняття і додаток 5 уже містять правильні ПІБ, тобто корінь проблеми – у тих записах, де ім’я і по батькові були внесені некоректно (додаток 1) і потрапили до Реєстру. Для коригування саме персональних даних у Реєстрі достатньо:

• мати чинну звітність із коректними ПІБ;
• ініціювати зміну даних через анкету працівника та/або звернення страхувальника до ПФУ.
  Додатковий уточнюючий Д5 або повторне повідомлення про прийняття тут не потрібні, оскільки в них помилки немає.

Рекомендація: організуйте паралельно два кроки – працівник подає анкету на зміну даних у своєму особистому кабінеті, а ви як роботодавець подаєте звернення через кабінет страхувальника з підтверджуючими документами, після чого перевіряєте повторне формування витягу про стаж і можливість прикріпити скан трудової книжки.

Після оновлення даних у Реєстрі застрахованих осіб ПФУ має «побачити» працівника з правильними ПІБ і наявними трудовими відносинами з вашим підприємством.