Зберігання чеків РРО заправки: правила та рекомендації для підприємств

Щодо чеків РРО по заправкам за талони

Так, Ваші працівники мають приносити Вам чеки РРО, в яких буде вказано, що оплата пального проведена талонами. Це буде означати в Вашому бухобліку, що фізособа використала талони на заправку Ваших авто, і Ви на підставі подорожних листів та додатних до них чекві РРО зможете провести в бухобліку:
Дт 203/бак Кт 203/талони

Також рекомендуємо ще раз звернутися до тексту договору з заправником (у кого Ви купляли талони). Зазвичай в цих договорах написано, що право власності на пальне переходить до Вас в момент заправки автомобілів на АЗС з оплатою талонами та підтверджується чеками РРО.

В аналогічній ситуації (заправка по паливним карткам) ДПСУ надавала таку позицію:

ІПК від 16.02.2026 р. N 856/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК
"...щодо обов'язку платника податків зберігати фіскальні касові чеки для підтвердження факту придбання та списання пального

...В межах виконання договору постачання Товариству надані номерні паливні картки, за допомогою яких працівники здійснюють заправку автомобілів під час виконання службових обов'язків. Під час кожної заправки оператором АЗС формується фіскальний чек РРО/ПРРО.
За результатами кожного календарного місяця постачальник пального надає Товариству: зведену (деталізовану) відомість (звіт, акт) з інформацією про всі операції заправки за паливними картками (дата, час, АЗС, обсяг пального, ідентифікація транспортного засобу інше); видаткову накладну на загальний обсяг пального, фактично відпущеного протягом місяця.
Списання пального здійснюється на підставі внутрішніх облікових документів (подорожніх листів, які оформлюються з періодичністю, визначеною підприємством), що використовуються для внутрішнього контролю та бухгалтерського обліку.
У зв'язку із зазначеним, Товариство просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:
1. Чи призводить до порушення вимог податкового законодавства, зокрема пунктів 44.1, 44.2 ст. 44, пп. 134.1.1 п. 134.1 ст. 134 Кодексу, підтвердження факту придбання та списання пального без зберігання паперових примірників фіскальних чеків РРО/ПРРО за наявності сукупності інших первинних документів у Товариства, таких як договір з постачальником, зведені документи постачальника та внутрішні облікові документи, що підтверджують використання пального у господарській діяльності?
2. Чи може зведена (деталізована) відомість постачальника разом із видатковою накладною, договором поставки та внутрішніми обліковими документами Товариства вважатися належними первинними документами у розумінні ст. 9 Закону України від 16 липня 1999 року N 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" зі змінами та доповненнями (далі - Закон N 996) для підтвердження факту отримання та списання пального?
...з урахуванням специфіки операцій із придбання пального за паливними картками відповідно до вимог частини другої статті 9 Закону N 996 такі господарські операції можуть підтверджуватися видатковими накладними та актами приймання-передачі, а також іншими первинними та розрахунковими документами, у тому числі фіскальними чеками, створеними відповідно до норм чинного законодавства.
Слід зазначити, що фіскальний чек підтверджує факт придбання пального, однак сам по собі не є документом, що підтверджує факт його використання у господарській діяльності платника податків.
...Отже, питання порядку оформлення первинними документами операцій з придбання пального та його списання, а також відображення у бухгалтерському обліку таких операцій, належить до компетенції до Міністерства фінансів України..."

Отже, ДПСУ вказало, що якщо фіскальний чек передбачений договором, як документ, який підтверджує операцію придбання пального, то він має бути у підприємства, яке придбало таке пальне.

Додатково - https://7eminar.ua/news/17651-palne-za-palivnimi-kartkami-ci-obovyazkovo-zberigati-fiskalni-ceki

Щодо зберігання чеків:

Якщо Ви переживаєте, що роздрукований чек на АЗС через деякий час "вигорить", то рекомендуємо роздрукувати цей чек з сайту ДПСУ, який можна дістати за QR-кодом на чеку РРО.

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!