Чи можливе проведення оплат без рахунків для ФОП

Так, можна працювати без рахунків і актів за певних умов, а вартість послуг дозволено фіксувати в доларах із оплатою в гривні за погодженим у договорі курсом.

Обґрунтування

1. Чи обов’язкові рахунки та акти між ФОП‑єдинниками
Рахунок не є первинним документом «за замовчуванням», це лише спосіб виставити вимогу до оплати, тому закон не зобов’язує виписувати рахунки окремо. Первинні документи потрібні для підтвердження госпоперації, ними можуть бути інвойс, рахунок, акт, інший документ, який містить обов’язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону від 16.07.1999 №996-XIV. Для ФОП на єдиному податку допустимий варіант роботи без окремих актів, якщо:

• в договорі є чіткий опис послуг, період, ціна і порядок оплати;
• є документ, який фіксує факт надання послуги (це може бути рахунок/інвойс, але може бути і сам договір плюс банківська виписка з призначенням платежу, якщо реквізитів достатньо для ідентифікації операції);
• оплата надходить на підприємницький рахунок і з банківської виписки можна чітко співвіднести платіж з конкретною послугою.
  З 01.04.2026 для послуг допускається оформлення акта без підпису замовника, якщо це передбачено письмовим договором і в акті є період надання послуг, при цьому підпис виконавця обов’язковий, що випливає зі змін до статті 9 Закону про бухоблік. Отже, зовсім без жодного первинного документа працювати не можна, але можна мінімізувати документообіг: наприклад, договір + щомісячна оплата як підтвердження, або односторонні акти виконавця.

2. Чи можна фіксувати ціну в доларах із перерахунком у гривню
За загальним правилом, у внутрішніх договорах між резидентами ціна має бути визначена у гривні, оскільки гривня є єдиним законним платіжним засобом, але сторони можуть визначити грошовий еквівалент зобов’язання в іноземній валюті. У ч. 1 ст. 524 ЦК зазначено, що зобов’язання має бути грошовим у нацвалюті, а ч. 2 ст. 524 ЦК дозволяє визначити грошовий еквівалент у валюті. При цьому сума, що підлягає сплаті у гривнях, за ст. 533 ЦК, визначається за офіційним курсом на день платежу, якщо інший порядок не встановлено договором. Аналогічний підхід викладено в профільному роз’ясненні: дозволено прив’язати ціну до валютного курсу, прямо прописавши в договорі, що, наприклад, «вартість послуг становить еквівалент 300 дол. США на місяць, оплата здійснюється у гривні за курсом НБУ (або курсу конкретного банку) на дату оплати». Тобто ви можете:

• зафіксувати щомісячну ціну в доларах як «еквівалент»;
• прямо в договорі встановити, за яким курсом і на яку дату перераховується сума до сплати у гривні;
• передбачити, що фактична оплата здійснюється лише у гривні.

Рекомендація:
Доцільно передбачити в договорі: 1) що підтвердженням наданих послуг та їх прийняття є оплата за реквізитами договору за конкретний місяць без підписання окремого акта, або що виконавець складає односторонній акт з періодом послуг; 2) формулу розрахунку суми у гривнях із валютного еквівалента (курс, дата курсу, порядок у разі вихідних).

Коректно оформлений договір з валютною прив’язкою і продуманим порядком документування платежів дозволяє працювати з мінімальною кількістю документів без порушення вимог законодавства.