Звітність по ЄСВ: оформлення пенсії та облік звільнених працівників

Ні, подавати серпневий Податковий розрахунок у серпні як «звітний» лише заради одного працівника не можна, у серпні ви не маєте права закривати місяць для всіх працівників, тому дані про звільнення відобразите у звичайному місячному розрахунку за серпень у вересні, а пенсію працівникові призначать і потім перерахують після надходження звітності.

Обґрунтування

1. Періодичність подання розрахунку для підприємств на загальній системі
Для роботодавців-юросіб, які не є ФОП, об’єднаний Податковий розрахунок подається за звітний місяць, а не «достроково» всередині цього місяця. Це випливає з загальної логіки Порядку заповнення та подання Податкового розрахунку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4, де встановлено, що розрахунок подається за відповідний звітний період після його закінчення, а не на майбутні чи поточні неповні місяці.

2. Чому не можна подати серпень «звітним» уже в серпні, а потім ще раз за серпень
Податковий розрахунок за один і той самий період можна подати лише один раз як «звітний», далі за цей період допускаються тільки «уточнюючий» або «звітний новий». Це означає:

• якщо ви подасте за серпень «звітний» у серпні, він формально закриє серпень для всіх працівників;
• подати окремий «звітний» або «довідковий» розрахунок за серпень у вересні для решти працівників неможливо, можна буде лише уточнювати вже поданий звіт за серпень, додаючи й коригуючи всі дані, включно з уже відображеним працівником, що звільнився.
  Практично це створює зайву складність і ризик помилок, тому доцільно подавати один повний розрахунок за серпень у встановлений строк.

3. Дані для призначення пенсії та роль роботодавця
Для оформлення пенсії основним є Реєстр застрахованих осіб, який заповнюється за даними об’єднаної звітності. Якщо подія звільнення відбулася 06.08.2026, вона потрапить до розрахунку за серпень, який подається у вересні. Період з моменту звернення працівника до ПФУ до фактичної подачі звітності компенсується тим, що після надходження розрахунку ПФУ робить перерахунок пенсії з дати її призначення, а не лише з дати надходження звітності. Такий підхід щодо «дотягування» даних до дати призначення пенсії узгоджується із загальним механізмом використання даних Реєстру в пенсійних справах, передбаченим Законом України від 09.07.2003 № 1058-IV, зокрема ст. 16 цього Закону, де закріплено обов’язок самого пенсіонера повідомляти ПФУ про зміни статусу та надавати підтвердні документи, а не роботодавця подавати позастрокову звітність.

4. Як діяти роботодавцю на практиці
Рекомендований порядок дій:

1. у день звільнення оформити й видати працівнику всі належні документи (наказ про звільнення, довідку про зарплату за необхідності тощо);
2. працівнику порадити одразу звернутися до ПФУ з пакетом документів для призначення пенсії;
3. у вересні подати об’єднану звітність за серпень у звичайний строк, відобразивши:
   • у додатку з кадровими даними — дату припинення трудових відносин 06.08.2026;
   • у додатку із сумами доходу — усі нарахування за серпень цьому працівнику та іншим;
4. у разі особливої вимоги ПФУ щодо цього працівника зазвичай достатньо наказу про звільнення і довідки про заробіток до моменту, поки дані не потраплять до Реєстру.

Рекомендація:
Не подавайте «достроковий» серпневий розрахунок лише через вимогу ПФУ щодо одного працівника, а дійте в межах стандартного графіка подання звітності, надаючи працівнику необхідні довідки й наказ для тимчасового підтвердження даних.

Подання одного повного серпневого розрахунку у вересні із зазначенням дати звільнення забезпечить і правильну звітність, і подальший коректний перерахунок пенсії.