Правомірність використання факсиміле у ЗЕД-контрактах та ризики

Використовувати факсиміле та обмінюватися сканованими копіями ЗЕД‑контракту й первинних документів можна лише за попередньою письмовою домовленістю сторін про такий спосіб підпису, але податкова все одно вважає належним способом підписання електронних документів саме КЕП, тож ризик спору щодо реальності операцій та права на витрати/ПК зберігається.

Обґрунтування

1. Факсиміле й скани як форма письмового правочину.
Правочин може бути вчинений у письмовій (електронній) формі, у тому числі шляхом обміну документами, з якими сторони обмінялися за допомогою електронних чи інших технічних засобів зв’язку, за умови що він підписаний сторонами. Податкова консультація (ЗІР).
Використання факсимільного відтворення підпису, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається законом або за письмовою згодою сторін, де зафіксовані зразки таких підписів чи порядок їх використання. Податкова консультація (ЗІР).

2. Домовленість сторін щодо форми ЗЕД‑договору.
Якщо сторони домовилися укласти договір у певній формі, він вважається укладеним з моменту надання йому цієї форми, навіть якщо закон такої форми не вимагає. Податкова консультація (ЗІР).
Якщо сторони домовилися укласти договір за допомогою інформаційно‑комунікаційних систем, договір вважається укладеним у письмовій формі, отже обмін сканами/файлами може забезпечити письмову форму за умови дотримання вимог до підпису. Podatкова консультація (ЗІР).

3. Вимоги до електронних документів і позиція податкової.
Для ідентифікації автора електронного документа використовується електронний підпис, а накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа; електронний документообіг здійснюється на підставі договорів між його суб’єктами. Податкова консультація (ЗІР).
Податкова прямо зазначає, що належним способом підписання електронних документів є використання кваліфікованого електронного підпису, отже підпис лише шляхом вставлення скану без КЕП розглядається як менш надійний і потенційно спірний. Податкова консультація (ЗІР).

4. Податкові ризики для договору та первинки.
Через акцент контролюючого органу на КЕП існує ризик, що при перевірці скановані договори, інвойси й акти без КЕП поставлять під сумнів як належні первинні документи, що підтверджують господарську операцію для податку на прибуток та, за наявності, ПДВ. Податкова консультація (ЗІР).
Також можливий спір щодо реальності операцій і повноважень підписантів, адже без КЕП складніше довести авторство й цілісність електронних документів. Податкова консультація (ЗІР).

5. Зниження ризиків через договірні умови.
Щоб мінімізувати ризики при використанні факсиміле/сканів, у ЗЕД‑контракті доцільно прямо передбачити, що сторони:

1. погоджуються на використання факсимільного відтворення підписів / скан‑копій як аналога власноручних підписів;
2. фіксують зразки таких підписів або порядок їх ідентифікації та обміну;
3. визнають такі документи належними для цілей взаєморозрахунків та обліку.
   Таке оформлення відповідає вимозі про «письмову згоду сторін» на використання аналога власноручного підпису. Податкова консультація (ЗІР).

Підсумково, факсиміле й скани в ЗЕД‑контракті та первинних документах формально можливі за письмовою згодою сторін, але без КЕП залишається підвищений податковий ризик невизнання таких документів належним підтвердженням операцій.