Перевірка розрахунків відпускних при звільненні педпрацівника за згодою

Розрахунок кількості днів і суми «перегуляної» відпустки зроблено вірно, але суму до повернення слід показувати і приймати від працівника в повному (брутто) розмірі, а коригування ПДФО/вз/ЄСВ провести через сторнування в обліку і в об’єднаній звітності за серпень, не змінюючи липневі нарахування.

Обґрунтування

1. Кількість днів відпустки.
Правильно, що берете тривалість щорічної відпустки за повний робочий рік (56 к.дн) і ділите на 365, а потім множите на календарні дні стажу до дати звільнення, аналогічно до прикладу з 24 днями відпустки. Методика відповідає рекомендованому розрахунковому підходу з застосуванням «днів відпустки на 1 календарний день» для визначення належних днів при звільненні до завершення робочого року.

2. Сума «зайвих» відпускних.
За загальним правилом, для відрахувань за «перегуляні» відпускні береться та сама середня зарплата, що була застосована при нарахуванні відпустки, тобто нову «середню» не рахують. Це прямо описано на прикладах: сума до відрахування = середня зарплата × кількість перевикористаних днів. від 8.02.1995 №100

Перевірка вашого розрахунку:

Цю суму 1656,16 грн і є сумою «надміру нарахованих відпускних».
При поверненні працівником коштів добровільно, з практичної точки зору коректно брати з нього повну суму брутто, а не «нетто», оскільки далі ви будете сторнувати раніше нараховані податки і ЄСВ (так само як при відсторнованих відпускних при звільненні).

У профматеріалах прямо підкреслено: «потрібно середню зарплату помножити на кількість перевикористаних днів... відраховують суму відпускних за дні відпустки... за тією ж самою “середньою”», і при звичайному відрахуванні із зарплати в бухобліку відсторнована сума відпускних показується повністю (зі знаком «мінус»), а податки та ЄСВ також коригуються. ст. 22 Закону про відпустки

3. Нетто vs брутто при поверненні готівкою.
Якщо працівник повертає кошти готівкою / переказом, правильний варіант з облікової точки зору:

1. він повертає суму, яка дорівнює нарахованим «зайвим» відпускним (брутто);
2. ви в обліку робите сторнування відпускних і відповідних сум ПДФО, військового збору та ЄСВ за період, у якому проводиться корекція.

Якщо працівник не повертає кошти грошима, а ви проводите утримання із суми розрахунку при звільненні, тоді з нього реально утримується лише «нетто», а коригування податків йдуть через сторно (аналогічно відсторнованим відпускним у статті про «зайві відпускні при звільненні»). ст. 22 Закону про відпустки

У вашому кейсі працівник «погодився повернути надлишок коштами». Щоб не плодити подвійних різниць, рекомендовано оформити повернення саме в сумі брутто 1656,16 грн і через бухоблік та звітність відкоригувати нараховані податки й ЄСВ.

4. Відображення в об’єднаній звітності.

1. Липень
   У липні відпустка була нарахована і виплачена правомірно, на момент нарахування право на відпустку було реалізоване, і працівник продовжував працювати. За загальним правилом, донарахування / сторнування відображаються у фонді оплати праці того місяця, у якому проведено коригування. Це ж правило відображене і для податкового розрахунку. № 4

Отже, липневий розрахунок подаєте як є, з повними нарахуваннями відпускних. Коригувати липень не потрібно.

2. Серпень (місяць звільнення і повернення/сторно)
   Зайві відпускні, що сторнуються, слід показати в тому місяці, коли проведено сторнування (серпень), за аналогією з порядком відображення «мінусових» відпускних у Додатку Д1 і 4ДФ:

• у Додатку 1 до податкового розрахунку:

  • показуєте від’ємну суму відпускних окремим рядком, із кодом типу нарахувань «10»,
  • у графі 10 зазначаєте місяць і рік, за який були нараховані відпускні (липень 2026),
  • у графах 16 і 17 – суму сторнованих відпускних зі знаком «–»,
  • у графі 20 – ЄСВ зі знаком «–» на суму, що припадає на ці відпускні. від 13.01.2015 №4

• у Додатку 4ДФ:

  • відсторновану суму відпускних включаєте до загальної суми зарплати з ознакою «101»,
  • «мінус» по ПДФО і військовому збору відображається за тим самим РНОКПП у місяці сторнування. від 13.01.2015 №4

Тобто коригування робите в серпневому Податковому розрахунку сум доходу… (форма J0500111 для юросіб) із відображенням «мінусових» сум відпускних і внесків. Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску для податкових агентів, крім фізичних осіб-підприємців та/або осіб, які провадять незалежну професійну діяльність

Підсумовуючи:

• формула та кількість днів у вас вірні,
• сума «зайвих» відпускних 1656,16 грн брутто також вірна,
• для повернення коштів краще орієнтуватися на брутто, а податки/ЄСВ відкоригувати в серпні через сторно,
• липень у звітності не чіпаєте, коригування показуєте в об’єднаній звітності за серпень з «мінусовими» сумами.