Витрати на оренду приміщення благодійної організації: розподіл і правила

Витрати на оренду можна розподіляти між адміністративними та «неадміністративними» напрямами на підставі внутрішнього розпорядчого документа (наказ/положення про розподіл витрат) із закріпленою у ньому базою розподілу та щомісячними розрахунками, що підтверджують частку адмінвитрат у межах 20% від доходу року.

Обґрунтування

Для неприбуткової благодійної організації критично дотриматися вимоги, що розмір адміністративних витрат не може перевищувати 20% доходу організації у поточному році. Це прямо встановлено для благодійних організацій як умова, яка впливає на їх неприбутковий статус. ст. 16 Закону №5073

Адміністративні витрати благодійної організації контролюються саме як бухгалтерська категорія. Для контролю радять орієнтуватися на суму адміністративних витрат за дебетом рахунку 92 у співвідношенні до доходів, відображених у фінансовій звітності, а перевищення цього ліміту є підставою для виключення з Реєстру неприбуткових організацій і оподаткування. ст. 16 Закону №5073

Тому орендну плату за приміщення, де одночасно розміщено офіс, склад і пункт надання послуг, доцільно не відносити повністю до адміністративних витрат. Частину оренди, що припадає на склад та зону безпосереднього надання благодійних послуг, варто кваліфікувати як витрати на статутну (цільову) діяльність, а не як адмінвитрати. Це дозволяє зменшити суму, яка потрапить до «адміністративного» ліміту 20%.

Правильність поділу підтверджується не зовнішнім, а внутрішнім документом благодійної організації. Такий документ має бути розпорядчим актом керівника (наказ, положення про облікову політику чи окреме положення про розподіл спільних витрат), де визначено базу розподілу оренди між напрямами діяльності.

Найзручніше оформити це такою структурою.

Базу розподілу варто обрати простою і відтворюваною. Найчастіше це площа зон (кв. м), якщо офіс, склад і пункт надання послуг фізично розмежовані, або кількість працівників, якщо приміщення використовується спільно без чіткого поділу. Обрану базу треба закріпити в обліковій політиці чи в окремому положенні.

Важливо, щоб у бухобліку орендна плата проводилася згідно з цим розподілом. Частина оренди, що припадає на офіс, потрапляє на рахунок адміністративних витрат, а частина, що відноситься до складу та пункту надання послуг, — на відповідні рахунки витрат за статутною діяльністю. Саме адміністративна частина оренди буде враховуватися при розрахунку 20% ліміту.

Підсумовуючи, потрібен саме внутрішній розпорядчий документ із чітко зафіксованою базою і формулою розподілу оренди, на підставі якого щомісячно формуються записи бухобліку та контролюється дотримання 20% обмеження.