Оформлення списання знищеного товару та архівних документів підприємства

Почати слід з фіксації події та проведення інвентаризації, паралельно готуючи пакет документів для списання товару і збору доказів форс-мажору; документи до 2016 року, найімовірніше, відновлювати й спеціально повідомляти ДПС не потрібно, якщо строки їх зберігання для цілей податкового контролю вже сплили.

Обґрунтування

1. Перші кроки щодо знищеного товару на відповідальному зберіганні

Насамперед потрібно офіційно зафіксувати факт ракетного удару і знищення складу. Для цього орендодавець / власник складу та ваше ТОВ мають отримати від ДСНС акт про пожежу чи руйнування, а також домогтися внесення відомостей до ЄРДР і витягу від поліції. Такі документи потім підтверджують форс-мажор і факт фізичного знищення майна.

Після того як буде хоч мінімальний доступ до інформації про стан складу, керівник вашого ТОВ видає наказ про проведення інвентаризації майна, знищеного внаслідок надзвичайної події. Інвентаризація є обов’язковою при пожежах, аваріях та інших надзвичайних подіях і саме її результати є підставою для списання активів у потрібному звітному періоді. Результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу відображаються у бухгалтерському обліку того періоду, в якому інвентаризацію закінчено від 02.09.2014 №879, р. IV Положення.

2. Документи для податкових цілей і збереження ПДВ‑кредиту

Для списання знищеного товару й захисту податкового кредиту з ПДВ потрібні два блоки доказів:

1. первинні документи підприємства: договір відповідального зберігання, акти приймання-передачі товару на склад, наказ про інвентаризацію, інвентаризаційні описи і протокол комісії, акти списання ТМЦ із зазначенням причини «знищено внаслідок ракетного удару»;
2. документи про форс-мажор: акт ДСНС, витяг з ЄРДР, інші офіційні довідки, а також індивідуальний сертифікат ТПП України про обставини непереборної сили.

Податкова офіційно наполягає, що для застосування пільги воєнного часу (щоб не нараховувати компенсуючі ПДВ‑зобов’язання за п. 198.5 ПКУ) потрібно мати первинні документи плюс сертифікат про форс‑мажорні обставини Податкова консультація (ЗІР).

3. Повідомлення ДПС про втрату документів і відновлення «свіжої» первинки

Якщо внаслідок руйнування складу буде втрачено й первинні документи (накладні, акти, договори, облікові регістри), за загальним правилом потрібно протягом 5 днів із дня події письмово повідомити контролюючий орган і надалі відновити документи протягом 90 календарних днів. Повідомлення подають у порядку, встановленому для податкової звітності, і на цей період строки проведення перевірок переносяться, але не більш як на 120 днів п. 44.5 ПКУ.

Якщо відновити документи не вдається, а право на відновлення вже використано, вважається, що таких документів не було у платника на момент складання звітності, що різко підвищує податкові ризики абз. 4 п. 44.5 ПКУ. Тому по поточних та ще контрольованих періодах (де строки перевірки не сплили) доцільно:

• оформити акт про втрату документів;
• вчасно повідомити ДПС;
• по можливості відновити первинку через контрагентів, банки, електронні сервіси.

4. Архів бухгалтерських документів до 2016 року: чи відновлювати і чи повідомляти ДПС

Строки зберігання документів для цілей податкового контролю прив’язані до строку давності для перевірок і донарахувань. Після спливу цих строків податкові органи вже не можуть проводити перевірку відповідних періодів і донараховувати зобов’язання, тому практичний сенс відновлення таких документів відсутній. У матеріалах прямо зазначено, що якщо строк зберігання документів дійсно минув і відповідний період уже не може бути перевірений, відновлення таких документів часто втрачає практичний сенс.

Ваш архів описано узагальнено («архив бух. документів до 2015 року – 5 палет»), без розбивки по видах документів, але питання зводиться до того, чи ще можуть перевіряти періоди до 2016 року включно. Виходячи з наведеного підходу, якщо на сьогодні строки для податкової перевірки цих періодів та відповідні строки зберігання вже сплили, формально обов’язку відновлювати архів до 2016 року немає, а його втрата не має актуальних податкових наслідків. У такій ситуації спеціальне повідомлення ДПС саме щодо «старого» архіву не є необхідним, оскільки воно не вплине на можливість чи результати перевірок.

Якщо ж серед цих документів були окремі категорії з тривалими строками зберігання (наприклад, кадрові чи інші, які за номенклатурою підлягають зберіганню 75 років), питання їх відновлення вирішується не стільки для податкових, скільки для трудових та архівних цілей. У такому разі доцільно окремо оцінити, чи потрібні вони вам на практиці, і зафіксувати факт втрати внутрішнім актом.

У підсумку: основні зусилля слід спрямувати на документування форс‑мажору, інвентаризацію та належне списання товару, а також на відновлення та повідомлення ДПС лише щодо тих документів, за якими періоди ще можуть бути предметом податкового контролю; «старий» архів до 2016 року, як правило, відновлювати й окремо декларувати як втрачений не потрібно.