Документи для списання ГСМ: рекомендації для виробничого підприємства

Для списания ГСМ нужно иметь первичные документы, которые подтверждают пробег и фактический расход топлива по каждому авто (подорожние/маршрутные листы или аналогичный журнал) плюс акт списания; их форму можно разработать самостоятельно и составлять один (два) раза в месяц, если каждый день/рейс детально отражён внутри этого документа. ТТН сама по себе не заменяет такие документы, она лишь подтверждает перевозку груза, а не работу транспорта і витрату пального.

Обґрунтування

ТТН подтверждает законность перевозки и участников транспортного процесса. Она важна для Укртрансбезопасности и косвенно для налоговой, но не фиксирует пробег, нормы и фактический расход топлива по каждому рейсу, поэтому не является основным документом для списания ГСМ.

Для бухобліку списання пального обязательно нужен первичный документ с детальной інформацией о работе транспортного средства. В нём должны быть хотя бы дата, автомобиль, маршрут, показания спидометра на начало и конец, пробег, заправленное и израсходованное топливо и подпись ответственного лица за поездку. Самой формы «подорожний лист» сейчас типовой нет, предприятие утверждает её приказом самостоятельно на основе требований до первичных документов за ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» ст. 9, від 16.07.1999 №996-XIV.

Один внутренний документ в виде таблицы на месяц (или полмесяца) допустим, но он должен быть «збірним первинним документом» с помаршрутной детализацией. Закон допускает составление зведених облікових документів на підставі первинних ст. 9, поэтому вы можете: или вести ежедневные/рейсовые листы и по ним делать месячный акт, или вести общий журнал по каждому авто, но с ежедневным внесением данных и с указанием ФИО и подписи конкретного водителя по каждой поездке.

Акт списания палива обязателен как итоговый документ. На основании подорожних листов/журнала за выбранный период (месяц или половину месяца) оформляется акт списания ГСМ, который утверждает руководитель. В акте показывают суммарный расход по каждому авто и сумму к списанию в разрезе счетов затрат. Это и будет основная підстава для бухгалтерських проводок.

Дополнительно к ТТН и «табличному» документу желательно иметь:

Итого. Да, вы можете разработать внутренний документ в виде таблицы и составлять его один–два раза в месяц, но при условии, что в нём ежедневно и по каждому рейсу отражены маршрут, пробег, расход топлива и подписи водителей, а на его основании оформляется акт списания ГСМ, утверждённый руководителем.