Витрати на відрядження: чи потрібна роздруківка картки працівника

Наданих документів недостатньо: при оплаті карткою працівник має додатково надати виписку / відомості з рахунку щодо цієї операції, і вже разом з рахунком та фіскальним чеком це буде повний пакет для безподаткового відшкодування.

Обґрунтування

Якщо під час відрядження працівник розрахувався платіжним інструментом (у тому числі особистою карткою), вартість витрат має підтверджуватися документом у вигляді виписки та/або відомостей з рахунку, що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований платіжний інструмент. Це прямо передбачено підпунктом 170.9.2 статті 170 Податковий кодекс України.

Рахунок і фіскальний чек готелю підтверджують факт проживання та суму витрат, але не ідентифікують, що саме кошти працівника були списані з його рахунку. Таку ідентифікацію забезпечує саме виписка / відомості з рахунку за вимогами підпункту 170.9.2 статті 170 Податковий кодекс України.

За відсутності виписки податківці можуть розцінити відшкодування як додаткове благо, оскільки не доведено, що саме працівник поніс ці безготівкові витрати, що створює ризик нарахування ПДФО та військового збору. Отже, щоб безпечно компенсувати витрати без оподаткування, до вже наданих документів працівник має додати виписку або окремі відомості по конкретній операції з його карткового рахунку згідно з підпунктом 170.9.2 статті 170 Податковий кодекс України.