Дії підприємства після пожежі в орендованому офісі: рекомендації

Насамперед потрібно паралельно зафіксувати факт події (ДСНС, поліція, внутрішня комісія) і в п’ятиденний строк письмово повідомити ДПС про втрату документів, після чого провести інвентаризацію і оформити списання знищених активів за актами та бухгалтерською довідкою. Знищені основні засоби та ТМЦ списують на витрати за результатами інвентаризації, підтвердженими зовнішніми документами (акт ДСНС, витяг з ЄРДР, за можливості сертифікат ТПП), а документи – відновлюють у встановлені строки.

Обґрунтування

1. Повідомлення ДПС про втрату документів. У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення первинних документів платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку, із наданням оформлених за законодавством документів, що підтверджують подію, та надалі відновити документи протягом 90 календарних днів з дня надходження такого повідомлення до ДПС. Це передбачено п. 44.5 Податкового кодексу України.

2. Наслідки невідновлення документів. Якщо документи не відновлено протягом 90 днів або вони знову втрачені після використання права на відновлення, вважається, що такі документи були відсутні у платника на момент складання звітності чи виконання вимог податкового та іншого законодавства. Також подання повідомлення дає право на перенесення строків перевірок, але не більше ніж на 120 днів п. 44.5 Податкового кодексу України.

3. Спеціальний режим для територій бойових дій / окупації. Якщо підприємство провадило діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях і не може пред’явити первинні документи, замість загального порядку діє спеціальний механізм: подається до ДПС повідомлення у довільній формі про неможливість вивезення або втрату первинних документів із зазначенням обставин, періодів і переліку документів. Після такого повідомлення запроваджується мораторій на документальні перевірки за відповідні періоди пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ.

4. Фіксація події та створення комісії. Для захисту в податкових і можливих судових спорах критично зібрати зовнішні докази: акт про пожежу від ДСНС, витяг з ЄРДР у разі кримінального провадження, інші довідки уповноважених органів. На підприємстві наказом керівника створюється комісія, яка документує обставини події, перелік знищеного майна та документів, складає акт службового розслідування і дає підстави для подальшого списання майна.

5. Інвентаризація після пожежі / прильоту. У разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха проведення інвентаризації є обов’язковим на день після закінчення таких явищ в обсязі, визначеному керівником підприємства. Інвентаризація фіксує фактичну наявність або відсутність активів і слугує базою для їх списання № 879.

6. Списання знищених товарів і запасів. Втрати від знищення запасів (товарів, матеріалів) відносяться до інших операційних витрат на підставі акта списання ТМЦ та результатів інвентаризації. В обліку це, як правило, списання балансової вартості з рахунків обліку запасів на витрати (рахунок «Нестачі і втрати від псування цінностей»), з датою, що відповідає завершенню інвентаризації або даті затвердження акта комісії п. 3 р. IV Положення, п. 20 НП(С)БО 16.

7. Списання знищених основних засобів. Для ОЗ створюється комісія, яка оглядає об’єкт, встановлює непридатність та причини, визначає можливість використання окремих частин і складає акт на списання. Акт затверджує керівник. У бухобліку спершу списують накопичений знос, далі залишкову вартість ОЗ до витрат на рахунок списання необоротних активів п. 42 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів, затверджених наказом Мінфіну від 30.09.2003 № 561, Пункт 43 Методрекомендацій №561, п. 44 Методрекомендацій №561.

8. Документальне підтвердження для податків. Податкові органи орієнтуються на наявність: акта інвентаризаційної комісії, актів списання, акта ДСНС про пожежу, витягу з ЄРДР, а також за можливості сертифіката Торгово-промислової палати про форс-мажор. Такий пакет документів підтверджує, що активи знищені внаслідок обставин непереборної сили, і дозволяє не нараховувати ПДВ-зобов’язання за операціями з ліквідації за незалежних від платника обставин п. 189.9 ПКУ.

9. Строки зберігання і подальша доля документів. Навіть після події підприємство зобов’язане забезпечувати зберігання та відновлення документів у межах строків, установлених ПКУ. Для податкових цілей це переважно п’ять років, а для окремих категорій справ – до семи років, що також враховується при будь-яких рішеннях щодо знищення або відновлення архіву п. 44.3 Податкового кодексу України.

Підсумок: необхідно формально зафіксувати наслідки обстрілу, вчасно повідомити ДПС про втрату документів, провести інвентаризацію, оформити акти та бухгалтерські довідки для списання знищених товарів і основних засобів, а далі організувати відновлення первинки в межах установленого 90-денного строку.