Витрати на паливо після завершення відрядження: як діяти

Вартість пального заправленого 22 червня, формально використаного вже поза строками відрядження, не можна віднести до витрат на службове відрядження та беззастережно включити до бюджетних витрат як відряджальних.

Обґрунтування

Ключовий момент: для бюджетних установ обов’язковими є норми Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59, із урахуванням змін. Зміни, внесені наказом Мінфіну від 29.10.2025 №542, не змінюють базових правил щодо складу та строків витрат на відрядження. Про внесення зміни до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон

Дні відрядження визначаються наказом: з 16 по 19 червня включно. У вихідні дні після закінчення строку відрядження працівник уже не перебуває у службовому відрядженні. Отже, витрати, понесені 22 червня, формально не є витратами в період відрядження.

Якщо працівник фактично використав частину пального ще 19 червня при поверненні службовим маршрутом, а заправка талонами відбулась лише 22 червня, первинка має підтверджувати: коли і на яку відстань фактично використовувався автомобіль у службових цілях. Пальне, що документально відображене як заправлене 22 червня, не можна повністю віднести на витрати відрядження без коректного документального обґрунтування.

У бюджетної установи немає можливості «заднім числом» змінити наказ про відрядження виключно для легалізації вже здійснених витрат. Це суперечитиме принципу документального підтвердження та цільового використання бюджетних коштів. Інструкцію №59

Найбільш безпечний з точки зору контролюючих органів підхід: розмежувати пальне на частину, яка відповідає службовому пробігу в межах затвердженого відрядження (якщо це можливо довести за подорожнім листом, спідометром, маршрутом), та частину, яка припадає на поїздки в особистих цілях у вихідні. Перша частина може бути віднесена до витрат установи, інша – має розглядатись як нецільове використання або підлягати відшкодуванню працівником за внутрішнім рішенням керівника.

Таким чином, вихід із ситуації полягає не у зміні наказу, а у правильному документальному розмежуванні та, за потреби, у донарахуванні працівникові вартості пального як за користування авто/талонами поза службовими цілями або в його добровільному відшкодуванні. Це дозволяє мінімізувати претензії щодо нецільового використання бюджетних коштів та неправомірного віднесення витрат до відрядження.

Алгоритм дій

1. Перевірити документи
   Зіставте наказ про відрядження, подорожній лист, показники спідометра, маршрут та дату/місце заправки 22 червня. Зафіксуйте, який пробіг точно припадає на службовий маршрут у межах 16–19 червня.

2. Розрахувати «службову» частину пального
   За нормами витрат і пробігом визначте, який обсяг пального припадає на поїздку в межах затвердженого відрядження, а який – на поїздки у вихідні та дорогу 22 червня.

3. Оформити розмежування витрат
   Складіть службову записку або пояснювальну від водія з описом маршруту й днів використання авто. На її підставі оформіть акт списання пального з виділенням службової та «неслужбової» частини.

4. Визначити підхід до «неслужбової» частини
   Керівник приймає рішення: або працівник відшкодовує вартість пального, використаного в особистих цілях, або така сума визнається нецільовими витратами з відповідними наслідками для установи. Рішення оформлюється наказом керівника та бухгалтерськими проводками.

5. Уточнити внутрішній порядок
   За можливості, перегляньте Положення про службові відрядження в установі щодо: обов’язку негайного повернення після відрядження, заборони залишатися в місті відрядження за рахунок установи та порядку користування службовим авто у вихідні й поза строками відрядження.

Ризики / нюанси

Основний ризик – кваліфікація всього обсягу пального, заправленого 22 червня, як нецільового використання бюджетних коштів, якщо не буде чіткого документального розмежування службової та особистої частини.

Якщо працівник не відшкодує «неслужбову» частину, у разі перевірки можуть поставити під сумнів правомірність таких витрат та дотримання фінансової дисципліни в бюджетній установі.

Підсумок: у цій ситуації потрібно не змінювати наказ, а максимально коректно документально розподілити пальне та забезпечити відшкодування або належне відображення «неслужбової» частини.