Нарахування відпускних: як правильно заповнити довідку-розрахунок

Заповнюйте довідку-розрахунок за алгоритмом:

У рядку 1 «Заробітна плата, зазначена в платіжній інструкції або грошовому чеку» зазначається сума заробітної плати, що вказана у платіжній інструкції, тобто чиста сума заробітної плати після вирахування податків - 12381,83

У рядку 1.1 «Заробітна плата, що перевищує максимальну величину, з якої справляється єдиний внесок» зазначається сума перевищення максимальної величини фактичних витрат на оплату праці найманих працівників (у 2026 році – 172940,00 грн.), яка зменшена на суму відрахувань податків та інших обов’язкових платежів. (на 23%, тобто на розмір ПДФО та військового збору). - 0,00

У рядку 1.2 «Заробітна плата працюючих інвалідів» зазначається сума заробітної плати осіб з інвалідністю зменшена на суму відрахувань податків та інших обов’язкових платежів -тобто чиста сума -12381,83

У рядку 2 «22% х (р. 1 – р. 1.1 – р. 1.2)» здійснюється розрахунок 22% від різниці рядків 1, 1.1 та 1.2. При формуванні довідки-розрахунку в електронній формі розрахунок зазначеного рядка здійснюється автоматично на підставі даних, заповнених в рядках 1, 1.1 та 1.2. - 0,00

У рядку 3 «8,41% х р. 1.2» здійснюється розрахунок 8,41% від суми, зазначеної у рядку 1.2. В електронній формі заповнюється автоматично - 1041,31

У рядку 4 «Переплата єдиного внеску» відображається сума переплати ЄСВ, тобто за мінусом авансових платежів, здійснених до дня отримання коштів в установах надавача платіжних послуг за поточний звітний період та у поточному звітному періоді. Тобто відображається фактична сума переплати за даними бухобліку. Зверніть увагу, ДПС погоджує довідку тільки на ту переплату, що вже підтверджена нарахуванням ЄСВ в інтегрованій картці платника податку. Доки не подана звіність за квітень, скористатися переплатою можна тільки в тій сумі, яка виникла на 01.04.2026 р.

У рядку 5 «Сума єдиного внеску, яка зазначається в платіжній інструкції та підлягає перерахуванню (р. 2 + р. 3 – р. 4)» здійснюється розрахунок суми ЄСВ, що підлягає перерахуванню. При формуванні довідки-розрахунку в електронній формі розрахунок зазначеного рядка здійснюється автоматично на підставі даних рядків 2, 3 та 4, з можливістю внесення змін платником ЄСВ, у разі незгоди з автоматичним розрахунком - 1041,31

У першому полі «Інформація для надавача платіжних послуг» відображається заробітна плата, зазначена у платіжній інструкції - 12381,83

У другому полі зазначається дата, номер і сума платіжної інструкції на сплату ЄСВ, яка не може бути менша за суму показника у рядку 5. Якщо в графі 5 від'ємне значення слід писати дату, номер та суму платіжних інструкції, згідно яких виникла переплата ЄСВ.

15.07.2026, 35, 1352,35

Зверніть увагу, в цьому полі зазначаєте суму, яка в платіжній інструкції.Так такий порядок заповнення довідки прямо визначений п.3 Порядку прийняття надавачами платіжних послуг на виконання платіжних інструкцій на виплату заробітної плати, затвердженого наказом Мінфіну від 16.09.2022 № 291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1151-22#n17 якщо сума ЄСВ в платіжній інструкції менше 22% суми коштів для виплати заробітної плати, то разом з чеками або платіжними інструкціями на видачу (перерахування) коштів для виплати заробітної плати потрібно надавати довідку-розрахунок в електронній формі або оригінал довідки-розрахунку у паперовій формі, погоджену з контролюючим органом за місцем взяття на облік платника єдиного внеску.

Ця норма дає можливість незначну переплату закрити без довідок.

При заповненні довідки скористайтесь роз’ясненням ДПС https://tax.gov.ua/nove-pro-podatki--novini-/657169.html з прикладами заповнення довідки-розрахунку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!