Підписання документів заступником директора під час його відпустки

Підписання заступником документа, де вказано ПІБ директора, є порушенням і створює податкові ризики.

Первинний документ повинен містити достовірні обов’язкові реквізити, зокрема посаду та особу, відповідальну за здійснення операції, а також підпис саме цієї особи відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text. Якщо у документі зазначено директора, а підпис накладає заступник, виникає невідповідність між текстовими реквізитами та підписантом.

У разі тимчасової відсутності керівника документи повинні підписуватися особою, яка його заміщує, із зазначенням її фактичної посади та ПІБ відповідно до Правил організації діловодства №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/go/z0736-15. Підписання заступником документа, де зазначено директора, без зміни реквізитів є неправильним оформленням.

Така невідповідність може призвести до визнання первинного документа оформленим з порушеннями, що у свою чергу створює ризик невизнання витрат і податкового кредиту з ПДВ відповідно до вимог п. 44.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Для правильного оформлення необхідно, щоб у документі було зазначено саме заступника директора як підписанта (з його посадою та ПІБ), після чого він накладає свій КЕП. Альтернативно такі документи слід повернути постачальнику на виправлення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!