Утилізація первинних документів без податкової перевірки підприємства

Без податкової перевірки у 2026 році можна утилізувати звичайні первинні документи за періоди до 2018 року включно, якщо підприємство не здійснювало контрольованих операцій. Знищувати документи без погодження Акта державною архівною установою або ЕПК не можна, оскільки рішення лише експертної комісії підприємства для цього недостатньо.

Відповідно до п. 102.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text контролюючий орган може самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків не пізніше закінчення 1095 дня, а для контрольованих операцій за ст. 39 та 39-2 ПКУ — 2555 дня, що настає за останнім днем граничного строку подання податкової звітності.

Перебіг строків давності був зупинений з 18.03.2020 по 31.07.2023. Загальний період такого зупинення становить 1231 день. Тому для звичайних операцій глибина податкової перевірки у 2026 році становить 1095 + 1231 = 2326 днів, тобто приблизно 6 років та 4,5 місяці. Станом на червень 2026 року податкова перевірка може охоплювати періоди лише починаючи з кінця 2019 року, а періоди до 2018 року включно вже не підлягають перевірці через сплив строків давності.

З урахуванням Переліку типових документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, https://zakon.rada.gov.ua/go/z0571-12 зі змінами, внесеними наказом Мін’юсту від 04.01.2024 № 40/5, документи можна знищувати після закінчення строків їх зберігання та строків давності для проведення перевірки, навіть якщо податкова перевірка фактично не проводилася.

До 2018 року включно можна утилізувати звичайну первинну бухгалтерську документацію, зокрема акти, накладні, рахунки, виписки банку, а також регістри бухгалтерського обліку і фінансову звітність за умови спливу загального строку. Якщо підприємство здійснювало контрольовані операції, строк давності становить 2555 + 1231 = 3786 днів, тобто близько 10 років і 4,5 місяці, тому в такому разі можна утилізувати документи лише до 2014 року включно.

Не можна утилізувати документи з нарахування заробітної плати, зокрема особові рахунки працівників, розрахунково-платіжні відомості, персоніфіковані відомості про виплати застрахованим особам, оскільки строк їх зберігання становить 75 років згідно зі ст. 317 Переліку № 578/5. Також 75 років зберігаються кадрові документи, зокрема накази про прийняття, переведення, звільнення. Табелі обліку робочого часу для працівників із шкідливими умовами праці зберігаються 75 років, а звичайні табелі — 3 роки. Не підлягають знищенню документи, що є предметом поточних судових спорів або кримінальних проваджень.

Знищення документів лише на підставі внутрішнього рішення експертної комісії підприємства не допускається. За Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/go/z0736-15, гл. 3 розд. V, внутрішня експертна комісія підприємства проводить експертизу цінності документів і складає протокол засідання.

Після цього комісія складає Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, за формою, наведеною в додатку 15 до Правил № 1000/5. Оскільки підприємство застосовує МСФЗ і є юридичною особою, схвалений власною експертною комісією Акт разом з описами справ з кадрових питань особового складу потрібно подати на розгляд і погодження до Експертно-перевірної комісії відповідної державної архівної установи або архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває підприємство.

Лише після отримання погодження архівної установи Акт затверджує керівник підприємства. Після цього документи можуть бути утилізовані шляхом шредування, спалення або передання на вторинну сировину з отриманням накладної із зазначенням ваги.

За незаконне знищення або порушення правил зберігання архівних документів передбачена адміністративна відповідальність за ст. 92-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/80731-10. Передчасне або несанкціоноване знищення документів, за якими ведеться податковий облік, контролюючі органи розцінюють як їх відсутність, що призводить до донарахування податкових зобов’язань та штрафів за ст. 121 ПКУ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!