Наслідки оренди приміщення без документів: законність та ризики підприємства

Сам факт відсутності щомісячних актів не робить таку схему автоматично незаконною, однак існують суттєві ризики через неналежне документальне підтвердження операцій та невідповідність фактичного використання приміщення умовам договору. Такод, якщо складаються податкові накладні (коли власник - платник ПДВ, та підприємство - також платник ПДВ і зацікавлене в отрианні податкового кредиту) - виникає невизначеність іщз датою такої ПН, з огляду рна пункт 187.1 ПКУ. який чітко пов'язує дату ПН із документальним підтвердженням або оплати, або документу про надання послуг (першої події).

Цивільне законодавство не встановлює загальної вимоги щодо обов’язкового складання саме акта наданих послуг. Відповідно до ст. 627 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 сторони є вільними в укладенні договору та визначенні його умов. Тому сторони можуть передбачити, що послуги вважаються наданими у разі здійснення оплати та відсутності претензій між ними.

Водночас для бухгалтерського та податкового обліку необхідно забезпечити наявність первинних документів. Згідно з п. 44.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text показники податкової звітності повинні формуватися на підставі документів, що підтверджують відповідні господарські операції. Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій. Сам по собі договір переважно встановлює права та обов’язки сторін, а платіжні документи підтверджують лише факт перерахування коштів, тому для підтвердження господарської операції доцільно передбачити належний порядок її документування.

Починаючи з 1 квітня 2026 року з урахуванням змін, внесених Законом № 4791-IX до ст. 9 Закону про бухгалтерський облік, сторони можуть не застосовувати класичні двосторонні акти. За умови належного оформлення договору підтвердженням операції може бути, зокрема, односторонній рахунок-фактура (інвойс) або внутрішній документ підприємства, складений відповідно до п. 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17. У такому документі має бути чітко визначено зміст операції, її обсяг та період, за який вона здійснюється.

Окремим ризиком є невідповідність виду договору фактичним обставинам. За договором зберігання відповідно до ст. 936 Цивільного кодексу України зберігач зобов’язується зберігати передану йому річ та повернути її поклажодавцю. Натомість фактичне використання приміщення для ремонту вантажного транспорту більше відповідає договору найму (оренди), визначеному ст. 759 Цивільного кодексу України. Відповідно до ст. 235 Цивільного кодексу України правочин, який укладений для приховання іншого правочину, може бути визнаний удаваним. Тому під час перевірки контролюючий орган може оцінювати не лише назву договору, а й реальний зміст господарської операції.

Найбільш проблемним питанням є оплата комунальних послуг без будь-якого розрахунку чи підтвердних документів. Якщо власником приміщення є фізична особа, або ФОП, виплата йому сум за комунальні послуги розглядається як додаткове благо згідно з пп. 164.2.17 Податкового кодексу України. У такому випадку підприємство як податковий агент повинно утримати ПДФО за ставкою 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 та військовий збір за ставкою 5%. Якщо компенсація виплачуєтсья,. але податки не утримуються, відсутність первинних документів може розцінюватися як ознака не просто порушення з нарахування податків, а саме "умисного" здійснення такого порушення (ст. 125-1.2 ПКУ)

Якщо власником є юридична особа, основним ризиком буде неможливість належного підтвердження витрат на комунальні послуги через відсутність документів, які підтверджують їх розрахунок та зв’язок із господарською діяльністю підприємства. Також, за наявнсоті ПДВ-статусу власника та виписки ним податковизхз накладних на підприємство, підприємство може втратити податковий кредит через сумніви щодо віднесення таої діяльності до гсоподарської.

Найбільш безпечним варіантом є укладення договору оренди із зазначенням реального призначення приміщення — ремонту автотранспорту, а порядок документування передбачити у самому договорі. За відсутності щомісячних актів можуть застосовуватися інші належно оформлені первинні документи, зокрема рахунок-фактура або внутрішній документ підприємства. Комунальні платежі доцільно або включити до загальної вартості користування приміщенням, або здійснювати їх компенсацію на підставі документально підтвердженого розрахунку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!