Списання залишків бензину за попередні періоди: рекомендації та порядок

Якщо відсутні первинні документи, які підтверджують використання бензину у 2024–2025 роках, найбезпечнішим варіантом є проведення інвентаризації, оформлення нестачі та списання залишків пального через рахунок 947 із нарахуванням компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ.

Відповідно до Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань №879 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14, п. 7 розд. I, списання цінностей за відсутності документів, що підтверджують їх використання, оформлюється за результатами інвентаризації. Для цього керівник видає наказ про проведення інвентаризації, створюється інвентаризаційна комісія, складаються інвентаризаційний опис, звіряльна відомість та протокол інвентаризаційної комісії із фіксацією нестачі пального на субрахунку 203. Протокол затверджується керівником підприємства.

Оскільки подорожні листи, чеки та інші документи, які підтверджують господарське використання бензину, відсутні, списати таке пальне на рахунки витрат діяльності (23, 91, 92, 93) неможливо. У такому випадку його вартість включається до інших операційних витрат у періоді затвердження результатів інвентаризації.

Проведення:

Списано нестачу бензину — Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» – Кт 203 «Паливо»

Відображено суму нестачі на позабалансовому обліку — Дт 072 «Невідшкодовані недостачі та втрати від псування цінностей»

Якщо є підстави вважати, що бензин фактично був використаний у господарській діяльності, але не був списаний через помилку, теоретично можливе виправлення як помилки минулих років через рахунок 44. Проте за відсутності подорожніх листів та інших підтвердних документів такий варіант є ризикованим, оскільки не дозволяє підтвердити господарський характер використання пального.

Проведення:

Виправлення помилки минулих років — Дт 44 – Кт 203

Якщо при придбанні бензину було сформовано податковий кредит з ПДВ, то при списанні нестачі необхідно нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання відповідно до пп. «г» п. 198.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, оскільки використання пального в господарській діяльності документально не підтверджено.

Проведення:

Нараховано компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ — Дт 947 (або 949) – Кт 641/ПДВ

Також необхідно скласти зведену податкову накладну не пізніше останнього дня місяця, в якому оформлено списання, та зареєструвати її в ЄРПН.

Для податку на прибуток сума нестачі враховується у фінансовому результаті за правилами бухгалтерського обліку. Податковий кодекс України, пп. 134.1.1, не передбачає окремих податкових різниць щодо списання нестач запасів.

Якщо винна особа не встановлена, підстав для нарахування ПДФО та військового збору немає.

Якщо винна особа встановлена, але підприємство приймає рішення не стягувати з неї вартість нестачі, така сума розглядається як додаткове благо відповідно до пп. «а» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України.

У цьому випадку податки визначаються так:

ПДФО = Вартість пального × 1,219512 × 18%

Військовий збір = Вартість пального × 5%

Раді допомогти, звертайтесь ще!