Повернення коштів на корпоративну карту: права директора і обмеження

Директор не має права використовувати кошти корпоративної платіжної картки для оплати власних витрат. Помилково витрачені кошти необхідно повернути підприємству, інакше вони можуть бути визнані його оподатковуваним доходом.

Відповідно до Положення про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів, затвердженого постановою НБУ №164, корпоративний платіжний інструмент використовується виключно для здійснення операцій, пов’язаних із господарською діяльністю суб’єкта господарювання. Тому поповнення особистого телефону директора коштами з корпоративної картки та оплата домашніх телекомунікаційних послуг не належать до витрат підприємства.

Для повернення коштів директор може внести відповідну суму до каси підприємства з оформленням прибуткового касового ордера або перерахувати кошти зі свого особистого рахунку на поточний рахунок підприємства за реквізитами IBAN. У призначенні платежу доцільно зазначити: «Повернення помилково використаних підзвітних коштів».

Оскільки кошти були використані не на господарські потреби підприємства, таку суму слід розглядати як підзвітні кошти. Для документального оформлення директор може надати пояснення щодо помилкового використання корпоративної картки та подати Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, із доданням документа, що підтверджує повернення коштів.

Згідно з пп. 170.9.3 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text надміру витрачені або не повернуті підзвітні кошти мають бути повернуті до закінчення місяця, наступного за місяцем їх використання.

Якщо кошти не будуть повернуті у встановлений строк, сума таких витрат включається до оподатковуваного доходу директора як додаткове благо відповідно до пп. 164.2.17 та пп. 164.2.11 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. У такому випадку підприємство як податковий агент повинно нарахувати та утримати ПДФО за ставкою 18% із застосуванням коефіцієнта, передбаченого п. 164.5 ПКУ, а також військовий збір за ставкою 5%.

Наприклад, якщо на особисті потреби було витрачено 1 000 грн і кошти не повернуті у встановлений строк:

База оподаткування ПДФО = 1 000 × 1,219512 = 1 219,51 грн

ПДФО = 1 219,51 × 18% = 219,51 грн

Військовий збір = 1 000 × 5% = 50 грн

Загальна сума податків становитиме 269,51 грн.

Раді допомогти, звертайтесь ще!