Наслідки пізнішого завантаження видаткової накладної у ЕДО

Ні, електронний документ не втрачає законної сили, якщо він підписаний пізніше, ніж складений (дата складання вказана в самому документі).

Закон про бухоблік № 996 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155) в ст. 9 визначає наступне:

"2. Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі...

...Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг….

5. Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

6. У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами."

При цьому маємо таку позицію ДПСУ

ІПК від 14.05.2024 р. N 2722/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК:

"...Товариство використовує електронний документообіг для створення електронних документів (договорів, додаткових угод, інших правочинів, первинних документів бухгалтерського обліку тощо) у господарських правовідносинах з контрагентами.
При цьому повідомляється, що на практиці доволі поширеною є ситуація, коли на первинний документ бухгалтерського обліку (наприклад, акт приймання-передачі наданих послуг) об'єктивно не може бути накладений кваліфікований електронний підпис у момент здійснення господарської операції за таких обставин: необхідність витрати часу на підготовку тексту проєкту документа, фізична неможливість накладення підписантом електронного підпису у день господарської операції, необхідність витрати часу на перевірку якості наданих послуг, тимчасова відсутність у контрагента доступу до мережі Інтернет.
Як наслідок, у таких випадках кваліфікований електронний підпис накладається підписантом не в дату (період) здійснення господарської операції (або дату самого документа), що може бути перевірено, зокрема, через вебпортал "ДІЯ".
У зверненні Товариства поставлено таке запитання для надання індивідуальної податкової консультації:
чи відповідає вимогам п. 44.1 ст. 44 та пп. 134.1.1 п. 134.1 ст. 134 Кодексу висновок про те, що для цілей оподаткування з метою визначення об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань для обліку господарської операції, яка здійснена на певну календарну дату (період), може бути складений первинний документ бухгалтерського обліку в електронній формі, в якому накладення кваліфікованого електронного підпису особою, відповідальною за здійснення господарської операції, допускається здійснювати в іншу календарну дату (період)?
...для цілей бухгалтерського обліку та визначення об'єктів оподаткування за господарською операцією, яка здійснена підприємством на певну календарну дату (період), може бути складений первинний документ бухгалтерського обліку в електронній формі, в якому накладення кваліфікованого електронного підпису особою, відповідальною за здійснення господарської операції, відбувається в іншу календарну дату, ніж дата складання документу.
При цьому, якщо дата складання первинного документу за господарською операцією припадає на один звітний період, а дата його підписання - на наступний, то у бухгалтерському обліку і відповідно для цілей оподаткування підприємство (платник податків) відображає таку господарську операцію у періоді її здійснення на підставі оформленого належним чином внутрішнього первинного документу відповідно до вимог абз. другого п. 2.5 глави 2 Положення N 88.
У тому звітному періоді, в якому електронний підпис на первинний документ буде накладено для підтвердження господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом, у регістрах бухгалтерського обліку здійснюються відповідні записи згідно з вимогами абз. другого п. 3.4 глави 3 Положення N 88...."

Отже, ДПСУ допускає, що первинний документ може бути створений в електронному вигляді на певну дату, а накладення електронного підпису може бути накладено в іншу дату.

Для актів послуг ситуація з електронним підписом пізніше дати складання прямо прописана для ПДВ в ст. 187 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4528):

"187.1. Датою виникнення податкових зобов'язань з постачання товарів/послуг вважається дата, яка припадає на податковий період, протягом якого відбувається будь-яка з подій, що сталася раніше:

а) дата зарахування коштів від покупця/замовника на рахунок платника податку в банку/небанківському надавачу платіжних послуг як оплата товарів/послуг, що підлягають постачанню...

б) дата відвантаження товарів, а в разі експорту товарів - дата оформлення митної декларації, що засвідчує факт перетинання митного кордону України, оформлена відповідно до вимог митного законодавства, а для послуг - дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку. Для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку, вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складення відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", незалежно від дати накладення електронного підпису."

Раді допомогти, звертайтесь ще!