Вимоги до документів для службового використання автомобіля директором

Для оформлення використання автомобіля директором потрібно видати наказ про введення автомобіля в експлуатацію та порядок його використання, а також затвердити положення про використання службового транспорту. Первинний облік поїздок краще вести щодня або на кожну поїздку, а акт списання пального достатньо складати один раз на місяць.

Оскільки автомобіль використовується директором і для службових поїздок, і для власних потреб, підприємству потрібно документально розмежувати такі поїздки. Для цього затверджується положення про використання службових автомобілів на підприємстві, у якому визначаються правила видачі ключів, місце паркування автомобіля у неробочий час, порядок фіксації показників спідометра, а також порядок використання автомобіля в особистих цілях, зокрема ліміти особистого пробігу, порядок компенсації витрат директором або порядок оподаткування такого використання як додаткового блага.

Також видається наказ керівника про введення автомобіля в експлуатацію та порядок його використання. У цьому наказі автомобіль закріплюється за директором із дозволом на керування, із зазначенням серії та номера посвідчення водія відповідно до Правил дорожнього руху. Цим самим наказом затверджуються індивідуальні норми витрат пального для цього автомобіля на підставі технічної документації виробника або контрольних замірів, а також самостійно розроблена форма первинного документа для обліку роботи автомобіля — подорожній або маршрутний лист.

Оскільки типові форми подорожніх листів скасовано, підприємство може затвердити власну форму такого документа. Вона повинна містити обов’язкові реквізити первинного документа, передбачені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text. У наказі також визначається періодичність складання подорожніх листів та актів списання пального.

Використання директором службового автомобіля і пального для особистих потреб є додатковим благом у розумінні пп. «а» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Звичайна ціна послуг використання автомобіля (наприклад ,інуюча ринкова ціна оренди автомобіля такого класу в даному місті чи місцевості), за години чи дні, що припадають на особисті поїздки, оподатковується ПДФО за ставкою 18% із застосуванням натурального коефіцієнта згідно з п. 164.5 ПКУ. Коефіцієнт становить 100 / (100 − 18) = 1.219512. Військовий збір застосовується за ставкою 5%, при цьому натуральний коефіцієнт до військового збору не застосовується.

Щодо ПДВ, на вартість пального та послуг, витрачених на особисті поїздки, тобто нецільове використання, підприємство повинно нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ відповідно до пп. «г» п. 198.5 ПКУ.

Для підтвердження службового характеру поїздок і відокремлення їх від особистого пробігу первинний облік слід вести щодня або на кожну поїздку у подорожньому чи маршрутному листі. У ньому фіксуються показники спідометра на початок і кінець дня або поїздки, детальний маршрут руху із зазначенням конкретних адрес і назв контрагентів, а також мета поїздки, наприклад «зустріч із клієнтом ТОВ "Х"», «доставка документів у банк» — для службових поїздок, або «особисті потреби» — для приватних поїздок.

Якщо оформлювати один загальний лист на місяць без щоденного зазначення маршрутів і мети поїздок, під час перевірки податковий орган визнає весь місячний обсяг пального та витрат на автомобіль додатковим благом директора, оскільки зв’язок таких витрат із господарською діяльністю не буде підтверджено документально.

Окремий акт списання пального щодня складати не потрібно. Акт списання пального є узагальнюючим фінансовим документом, який складає спеціально призначена комісія один раз на місяць на підставі узагальнених даних усіх щоденних подорожніх листів за відповідний місяць.

В акті зазначається загальна кількість фактично використаного пального за місяць окремо на службові поїздки та на особисті потреби, розрахунок витрат пального за затвердженими нормами, вартість пального, що списується на витрати підприємства за службовою частиною, та вартість пального, що списується на інші витрати з одночасним оформленням компенсуючи податкових накладних та визнанням додаткового блага водія за особистою частиною.

Проведення:

Списання пального за службовими поїздками — Дт 92 – Кт 203

Списання пального за особистими поїздками з одночасним визнанням додаткового блага водія — Дт 949 – Кт 203

Раді допомогти, звертайтесь ще!