Проблеми з Новапей: потрібні зразки документів для дропшипінгу

Насамперед потрібно перевірити, чи відповідає ваша модель роботи вимогам для ФОП 2 групи. Дуже часто причиною блокування з боку NovaPay є не відсутність конкретного акта, а невідповідність документів обраній системі оподаткування або неможливість підтвердити зміст господарських операцій.

У більшості випадків дропшипінг оформлюється через договір комісії або агентський договір. За такою схемою ФОП фактично надає послуги постачальнику, оскільки виступає посередником між продавцем і покупцем. За агентським договором підприємець залучає покупців та отримує винагороду, а за договором комісії продає товар комітента від свого імені та отримує комісійну винагороду.

Саме тут може виникати проблема для ФОП 2 групи. Відповідно до пп. 2 п. 291.4 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text платники єдиного податку другої групи можуть надавати послуги лише платникам єдиного податку та населенню. Якщо постачальник є юридичною особою або ФОП на загальній системі оподаткування, модель комісії чи агентського договору може не відповідати вимогам для перебування на 2 групі єдиного податку.

Якщо використовується договір комісії, то звіт комісіонера із деталізацією проданих товарів, кількості, вартості та сум взаєморозрахунків фактично є тим документом, який NovaPay зазвичай називає «актом продажів». Також можуть використовуватися акти звірки взаєморозрахунків між сторонами.

Форми таких документів законодавством не затверджені. Сторони мають право самостійно розробити їх форму, але документи повинні відповідати вимогам до первинних документів, визначеним ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text. Тобто документ має містити повну інформацію про господарську операцію, її зміст, дату, сторони, перелік товарів, кількість, ціну та інші необхідні реквізити.

Якщо ж ваш постачальник перебуває на загальній системі оподаткування або є юридичною особою і ви працюєте на 2 групі, більш безпечним варіантом є модель звичайної купівлі-продажу. У такому випадку ви купуєте товар у постачальника з відстрочкою платежу, продаєте його від свого імені покупцю, а потім розраховуєтеся з постачальником згідно з умовами договору.

За такої моделі підтверджуючими документами будуть договір купівлі-продажу, видаткові накладні від постачальника, документи щодо реалізації товару покупцям, акти звірки взаєморозрахунків та інші документи, передбачені договором.

Також слід враховувати, що під час фінансового моніторингу NovaPay має право вимагати значно ширший перелік документів, ніж це потрібно лише для податкового обліку. Часто перевіряється не тільки наявність договору, а й логіка всього ланцюга операцій.

Зокрема, суми платежів постачальнику повинні відповідати сумам, зазначеним у договорах, актах звірки та інших документах. Призначення платежів має дозволяти однозначно ідентифікувати операцію. Крім того, NovaPay може вимагати документи, що підтверджують походження товару у постачальника, наприклад сертифікати, документи виробника або митні документи щодо імпортованого товару.

Окрему увагу приділяють економічному змісту операцій. З документів має бути зрозуміло, що товар купується за однією ціною, а продається дорожче, тобто діяльність має реальний комерційний характер і формує підприємницький дохід.

Тому якщо NovaPay відхиляє вже подані документи, проблема може полягати не у формі акта, а у невідповідності самої схеми роботи вимогам для ФОП 2 групи або у недостатній деталізації первинних документів, яка не дає можливості простежити весь рух товару та коштів.

Зразки документів щодо комісіїйного чи агентського договору - наприклад такі:

Договір комісії на продаж товару (ФОП)

Агентський договір з фізичною особою-підприємцем

Комісійна торгівля зазвичай передбачає періодичний звіт комісіонера з переліком проданих товарів, зразок Звіт-акт комісіонера - це і є те, що Новапей називають "Актом продажів"

Акт звірки розрахунків Акт звірки

Раді допомогти, звертайтесь ще!