Оформлення компенсації витрат за транспортні послуги ФОП юридичній особі

Правильно — транспортні послуги.

Компенсація витрат — це відшкодування витрат, понесених однією стороною в інтересах іншої (наприклад, за агентською схемою). У вашій ситуації ФОП діє у власних інтересах як самостійний виконавець, використовуючи свій транспорт і найманих працівників.

«Лист на компенсацію» — некоректне первинне оформлення. Він не є первинним документом і не може замінити собою договір чи акт.

Оскільки ФОП здійснює діяльність у межах своїх зареєстрованих кодів (КВЕД 49.41 «Вантажний автомобільний транспорт» та КВЕД 52.24 «Транспортне оброблення вантажів»), операцію необхідно оформити через звичайний договір про надання транспортних послуг (або перевезення).

Документально:

• Договір про надання транспортних послуг. У тексті договору (або додатковій угоді) чітко пропишіть, що вартість послуг з доставки включає всі супутні витрати виконавця (пальне, амортизацію авто, оплату праці водіїв тощо).


• Акт наданих послуг. Обов'язковий первинний документ, що містить усі обов'язкові реквізити згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155). У графі «Номенклатура» зазначайте, наприклад, «Транспортні послуги з доставки продукції згідно з Договором №...».


• ТТН для підтвердження факту перевезення вантажу.


• Рахунок-фактура (інвойс). Виставляється ФОП для оплати наданих послуг.

Вибір рахунку бухгалтерського обліку залежить від економічної суті операції

Доставка сировини/матеріалів для виробництва. Витрати на доставку включаються до первісної вартості отриманих запасів (як транспортно-заготівельні витрати) відповідно до НП(С)БО 9 «Запаси»

• Дт 20, 28 — Кт 631 (685)

Доставка готової продукції покупцю. Якщо за умовами договору доставку до заводу покупця оплачує постачальник (юридична особа), витрати відносяться до витрат на збут згідно з НП(С)БО 16 «Витрати».

• Дт 93 — Кт 631 (685)

Якщо це транспортування між власними складами чи для адміністративних потреб підприємства.

• Дт 91 (або 92) — Кт 631 (685)

Раді допомогти, звертайтесь ще!