Вимоги до первинних документів: посади, ПІБ та ЕЦП

1. Чи можна не вказувати ці дані в самому документі, якщо вони є в ЕЦП, який накладений на документ?

Закон про електронні документи та електронний документообіг № 851 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n29) визначає наступне:

"Стаття 5. Електронний документ

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Стаття 6. Електронний підпис та електронна печатка

Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.

Для підтвердження достовірності походження та цілісності електронного документа може використовуватися електронна печатка.

Накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа.

...Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами...

Стаття 7. Оригінал електронного документа

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".

...Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії..."

Законом Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги № 2155 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#n249) визначено наступне:

"Стаття 18. Кваліфікована електронна довірча послуга створення, перевірки та підтвердження кваліфікованого електронного підпису чи печатки

...6. Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису."

Отже, оригінал електронного документа - це сам документ + електронний підпис.

Сторони мають узгодити між собою правила електронного документообігу та підписання електронного документу.

І якщо в електронному підписі наявна інформація про посаду та прізвище підписанта, то цього достатньо для визнання електронного документа первинним за правилами ст. 9 Закону про бухоблік № 996 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155)

2. Від постачальника документ підписаний ключем фізособи і печаткою. Це працівник постачальника, який зазначений в договорі в переліку осіб, які мають право підписувати документи. Чи можливо в такому випадку не вказувати посаду і ПІБ в первинному документі?

Якщо договором між контрагентами узгоджений перелік осіб, які мають право підписувати документи (видаткові накладні, ТТН), в т.ч. в електронному виді, то електронний документ, підписаний КЕП фізособи з такого переліку в договорі буде чинним первинним документом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!