Право підпису для власника-інженера: можливості та нюанси оформлення

Так, новий директор може надати власнику, який наразі працює інженером, право підпису податкових накладних та інших електронних документів. Але це не робить його другим «керівником» підприємства. Для цілей електронного документообігу він буде уповноваженою особою, а не керівником.

Відповідно до п. 42.6 Податкового кодексу України та розд. ІІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 №557, юридична особа може надати право підпису електронних документів іншим працівникам шляхом подання Повідомлення про надання інформації щодо КЕП (форма J/F1391104).

Після зміни керівника доцільно подати нове Повідомлення J1391104, в якому зазначит

бухгалтерів, яким надається право підпису;

власника-інженера як уповноважену особу.

ТНа сформоване Повідомлення J1391104 спочатку накладаються КЕП усіх осіб, включених до нього (бухгалтерів та власника-інженера).
Після них накладається КЕП нового директора.
Останньою накладається печатка підприємства (за наявності).

При цьому наказ нового директора про надання відповідних повноважень є бажаним внутрішнім документом, що підтверджує делегування права підпису.

Щодо використання старого КЕП директора. Законодавство прямо не передбачає автоматичного анулювання сертифіката КЕП у зв'язку зі зміною посади особи. Однак якщо сертифікат містить інформацію про посаду «директор», а особа фактично вже директором не є, використання такого КЕП для підписання документів може викликати питання щодо відповідності даних сертифіката фактичним повноваженням особи.

Тому найбезпечнішим варіантом є отримання нового КЕП для цієї особи із зазначенням її актуального статусу (наприклад, працівник або уповноважена особа підприємства) та включення її до Повідомлення J1391104.

Також слід враховувати, що право підпису податкових накладних не тотожне праву підпису «Керівник». Статус керівника для податкових органів підтверджується відомостями ЄДР. Якщо в ЄДР керівником зазначений інший працівник, то саме він залишається керівником незалежно від того, скільки уповноважених осіб мають право підпису ПН або іншої звітності.

Отже, включити власника-інженера до J1391104 можна. Але правильніше оформити його як уповноважену особу з правом підпису відповідних електронних документів, а не як другого «керівника». Для мінімізації ризиків бажано використовувати новий КЕП, що відповідає його поточній посаді та повноваженням (п. 2, 3 розд. ІІІ Порядку №557, наказ Мінфіну від 06.06.2017 №557).

Раді допомогти, звертайтесь ще!