Оподаткування витрат на обіди під час відрядження: варіанти

1) Так, це буде додаткове благо.

Добові — це окремий вид витрат, який не потребує документального підтвердження і призначений для покриття харчування та особистих потреб працівника під час відрядження. Для бюджетних організацій їхній розмір регулює Постанова КМУ №98, а порядок виплати — Інструкція №59.

Якщо харчування вже включено до рахунку готелю або квитка, такі витрати відшкодовуються саме з добових — це пряма вимога Інструкції №59.

Для комерційних підприємств Інструкція №59 є лише рекомендацією. Вони можуть керуватися нормами Податкового кодексу України, однак обраний підхід — зокрема щодо взаємодії харчування і добових — варто закріпити у внутрішньому Положенні про відрядження.

Що каже Податковий кодекс

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, відшкодування витрат на відрядження не вважається доходом працівника. Це стосується проживання в готелях, включеного до рахунку харчування та побутових послуг — за умови документального підтвердження.

Окремо ПКУ встановлює ліміти добових, у межах яких вони не оподатковуються:

• по Україні — до 0,1 мінімальної заробітної плати на день;
• за кордоном — до 80 євро на день за курсом НБУ.

Отже, ПКУ чітко розмежовує два типи витрат:

• підтверджені документами — проїзд, проживання, харчування в рахунку готелю;
• добові — харчування та особисті потреби без підтвердження документами.

Для комерційних підприємств наявність сніданку в готелі не зобов'язує зменшувати добові: сніданок є частиною витрат на проживання і відшкодовується окремо без нарахування ПДФО та військового збору.

Водночас харчування поза готельним рахунком покривається добовими. Якщо ж воно компенсується понад добові — така виплата кваліфікується як додаткове благо і підлягає оподаткуванню в загальному порядку.

ПДФО (18%) - застосовується «натуральний» коефіцієнт 1,219512

Військовий збір (5%) - утримується з чистої суми 2400 грн без коефіцієнта.

ЄСВ (22%) - нараховується на суму 2400 грн, оскільки індивідуальне харчування входить до фонду оплати праці (інші заохочувальні виплати).

2) Повернення коштів працівником можна зробити лише за його заявою.

Працівник пише заяву на утримання 2400 грн із травневої зарплати або вносить готівку/безготівку.

Приклад «Прошу утримати з моєї заробітної плати за травень 2026 року кошти в сумі 2 400 грн у рахунок компенсації вартості обідів під час відрядження у квітні».

Тоді додаткове благо не виникає. ПДФО, ВЗ та ЄСВ не нараховуються.

3) Оскільки працівник компенсує вартість обідів, для підприємства ця операція перетворюється на продаж послуг з харчування.

Оскільки працівник компенсує вартість обідів, для підприємства ця операція набуває ознак продажу послуг харчування, що тягне відповідні ПДВ-наслідки.

Податковий кредит (400 грн). Підприємство правомірно залишає у складі податкового кредиту суму ПДВ на підставі отриманої від постачальника податкової накладної.

Податкові зобов'язання. Оскільки відбувся продаж послуги працівнику, підприємство зобов'язане нарахувати ПДВ на суму 400 грн (база оподаткування — 2 000 грн + ПДВ 400 грн = 2 400 грн).

Складається власна податкова накладна на суму 400 грн ПДВ. Оскільки працівник не є платником ПДВ, накладна виписується на кінцевого споживача (тип причини «02» — постачання неплатнику ПДВ) та реєструється в ЄРПН. Податковий кредит і зобов'язання взаємно перекриваються.

В бухобліку:

· Дт 631 Кт 311 — 2 400,00 грн — Оплачено рахунок юридичній особі за обіди працівника (у квітні).

· Дт 641/ПДВ Кт 631 — 400,00 грн — Відображено ПК з ПДВ на підставі отриманої ПН (у квітні).

· Дт 949 Кт 631 — 2 000,00 грн — Відображено витрати на придбання послуг харчування за актом (у квітні).

· Дт 377 Кт 719 — 2 400,00 грн — Нараховано заборгованість працівника та дохід від реалізації (у травні).

· Дт 949 Кт 641/ПДВ — 400,00 грн — Нараховано податкові зобов'язання з ПДВ із суми доходу (у травні).

· Дт 661 (або 301, 311) Кт 377 — 2 400,00 грн — Утримано суму із заробітної плати за травень або внесено працівником у касу/на рахунок (у травні).

Раді допомогти, звертайтесь ще!