Як вчинити з документами після пошкодження будівлі підприємства

Давайте розглянемо Ваше питання:

Ситуація, у якій опинилося Ваше підприємство, є важкою. Головне, що Ви вже зробили - зафіксували факт обстрілу в СБУ. Те, що минуло 4 місяці і Ви ще не повідомили податкову - це, звісно, не дуже добре - за звичайних обставин треба було повідомити протягом 5 днів, але зараз це ще можна виправити. На щастя, через воєнний стан є спеціальні правила, які допоможуть це врегулювати.

1. Перше, що потрібно зробити прямо зараз - повідомити податкову

• Відповідно до підпункту 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n8462 , у разі втрати або неможливості вивезення первинних документів у зв'язку з проведенням бойових дій або наслідками прильотів, платник податків зобов'язаний подати до ДПС Повідомлення про неможливість вивезення / втрату первинних документів (і тут не прописані обмеження по строкам подання такого повідомлення).
• Повідомлення подається в електронній формі через Електронний кабінет платника (за формою довільного документа з додаванням скан-копій підтвердних актів).
• В повідомленні обов'язково вкажіть: обставини, що призвели до втрати (приліт, пожежа), податковий (звітний) період, за який знищено документи, та орієнтовний перелік цих документів (наприклад: "видаткові накладні, акти, касові книги за період з 01.01.2018 по 31.12.2025").

2. Оформлення внутрішньої документації

• Директор має видати наказ про створення комісії, яка зафіксує факт знищення документів. До складу комісії зазвичай входять директор, головний бухгалтер та інженер з охорони праці.
• Акт про наслідки надзвичайної події (знищення документів). Комісія описує руйнування будівлі, факт згоряння чи пошкодження архівів. В Акті фіксується повний перелік знищених папок та бухгалтерських регістрів (оборотно-сальдових відомостей, журналів-ордерів).
• Збір офіційних довідок: До Акта обов'язково підшиваються: Копія Вашої заяви до СБУ(з відміткою про внесення до ЄРДР); Акт ДСНС про ліквідацію пожежі в будівлі внаслідок обстрілу; Витяг з ЄРДР щодо відкриття кримінального провадження за фактом воєнного злочину.

3. Що робити з відновленням документів

• На підставі п.п. 69.28 п. 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ, якщо документи знищено внаслідок війни і Ви подали повідомлення, відновлювати ці документи не потрібно. Показники Ваших минулих Декларацій з прибутку та ПДВ вважаються остаточними і не потребують підтвердження паперовою первинкою.
• За загальним правилом пункту 102.1 статті 102 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2287 , податкова може перевірити Вас за останні 1095 днів (3 роки). Проте через воєнну "заморозку" строків за п. 69.9 підрозділу 10 розділу XX ПКУ, яка тривала тривалий час, період перевірки затягнувся. Саме тому документи за 2018–2021 роки вже фактично вийшли за межі контролю, а ось періоди 2022–2025 років перебувають під ризиком, і повідомлення за п.п. 69.28 - Ваш єдиний повноцінний захист.

Висновок: Не тягніть з цим. Терміново складайте внутрішній Акт комісії про знищення документів разом із довідками від ДСНС та СБУ. На їхній підставі через Електронний кабінет відправляйте до ДПС Повідомлення на підставі п.п. 69.28 п. 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ. Це захистить Вас від того, щоб податкова не зняла Ваші витрати або податковий кредит через те, що немає паперових документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!